Dokumentsäkerhet hänvisar till de åtgärder som vidtagits för att skydda dokument från obehörig åtkomst, användning, avslöjande, störningar, modifiering, inspektion, inspelning eller förstörelse. Detta skydd omfattar både fysiska och digitala dokument och syftar till att upprätthålla sekretess, integritet och tillgänglighet (CIA Triad) för den information de innehåller.
Här är en uppdelning av vilken dokumentsäkerhet innebär:
Nyckelaspekter:
* Sekretess: Se till att endast auktoriserade individer kan komma åt dokumentet. Detta involverar åtkomstkontrollmekanismer som lösenord, kryptering och behörigheter.
* Integritet: Garanterar att dokumentet inte har ändrats eller manipulerats utan tillstånd. Detta förlitar sig på tekniker som digitala signaturer, kontrollsummor och versionskontroll.
* Tillgänglighet: Se till att dokumentet är tillgängligt för auktoriserade användare när de behöver det. Detta innebär robust lagring, säkerhetskopierings- och återhämtningsförfaranden och planering av katastrofåterhämtning.
* autentisering: Verifiera identiteten på individer som får åtkomst till dokumentet för att säkerställa att endast legitima användare får inträde.
* icke-avvisande: Förhindra användare från att förneka att de fick tillgång till, modifierade eller skapade ett dokument. Digitala signaturer spelar en nyckelroll här.
Metoder som används för att uppnå dokumentsäkerhet:
* Fysisk säkerhet: För pappersdokument inkluderar detta säker lagring (låsta skåp, kassaskåp), begränsade åtkomstområden och kontrollerad distribution.
* Digital säkerhet: För elektroniska dokument innebär detta:
* Åtkomstkontroll: Användarnamn, lösenord, multifaktorautentisering (MFA), rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC).
* kryptering: Omvandla dokumentet till ett oläsligt format om inte dekrypterat med rätt nyckel.
* digitala signaturer: Kryptografiska tekniker för att verifiera äktheten och integriteten för ett dokument.
* Vattenmärkning: Bädda in dold information i dokumentet för att spåra dess användning och distribution.
* Dataförlustförebyggande (DLP): Programvara och policyer för att förhindra att känslig information lämnar organisationens kontroll.
* Intrusion Detection and Prevention Systems (IDPS): För att övervaka och skydda mot obehörig åtkomst till dokumentlagringssystem.
* Versionskontroll: Spårningsändringar som gjorts i dokument över tid.
De specifika åtgärder som genomförts beror på känsligheten för informationen i dokumentet, de juridiska och lagstiftande kraven och organisationens risktolerans. Ett mycket känsligt dokument, som en finansiell redovisning eller patientens medicinska register, kommer att kräva mycket strängare säkerhetsåtgärder än ett mindre känsligt internt memo.
