Det finns flera sätt att tagga dokument i Microsoft SharePoint, beroende på versionen och konfigurationen av din SharePoint -miljö:
1. Använda metadatakolumner: Detta är den vanligaste och rekommenderade metoden. SharePoint låter dig skapa anpassade metadata -kolumner (ofta kallade "hanterade metadata" -kolumner) som fungerar som taggningssystem.
* Skapa metadatakolumnen: Gå till SharePoint -bibliotekets inställningar, hitta "Kolumner" och klicka på "Lägg till en ny kolumn." Välj "Hanterade metadata" som kolumntyp. Du måste ange en termuppsättning (en fördefinierad grupp av termer) eller skapa en ny. Denna termuppsättning innehåller dina taggar.
* Lägga till taggar i dokument: När du laddar upp eller redigerar ett dokument ser du metadata -kolumnen du skapade. Du kan skriva in taggar (om terminsuppsättningen tillåter post med gratis text) eller väljer befintliga taggar från en rullgardinsmeny.
2. Använda nyckelord kolumn: En enklare strategi, men mindre kontrollerad än hanterade metadata.
* Lägga till en nyckelordskolumn: I likhet med att lägga till en hanterad metadatakolumn kan du lägga till en "nyckelord" -kolumn i ditt bibliotek.
* Lägga till nyckelord: Användare kan skriva in nyckelord direkt i den här kolumnen, separerade av semikoloner eller komma, beroende på dina inställningar. Denna metod erbjuder mindre konsistens och kontroll över ordförråd jämfört med hanterade metadata.
3. Använda informationsarkitektur (för större skala): För organisation på företagsnivå spelar SharePoints informationsarkitektur en viktig roll. Detta handlar om att planera dina terminsuppsättningar (för hanterade metadata) strategiskt. Tänk noga på din organisations behov och hur du klassificerar dokument över flera bibliotek och webbplatser. Välplanerade terminsuppsättningar förbättrar sökbarheten och konsistensen.
4. Använda tredjepartsappar: Många tredjepartsappar förbättrar SharePoints taggningsfunktioner, och lägger ofta till funktioner som automatisk taggning baserad på innehållsanalys, förbättrade användargränssnitt eller integration med andra system.
Hitta och använda taggar:
När taggar tillämpas kan du använda SharePoints sökfunktionalitet för att hitta dokument baserade på dessa taggar. Sökning efter en specifik tagg kommer att returnera alla dokument taggade med den termen.
Vilken metod är bäst?
* Hanterade metadata: Rekommenderas generellt för dess konsistens, kontroll och förbättrad sökbarhet. Det är bättre för större organisationer eller projekt som behöver strukturerad taggning.
* Nyckelord: Lämplig för enklare scenarier där mindre strukturerad taggning är acceptabel. Det är snabbt att genomföra men kan leda till inkonsekvenser över tid.
Innan du börjar tagga är det tillrådligt att planera din taggningsstrategi, särskilt om du använder hanterade metadata. Att definiera tydlig och konsekvent terminologi säkerställer att dina dokument är lätt sökbara och organiserade. Kom ihåg att konsultera din SharePoint -administratör om du stöter på några svårigheter eller behöver hjälp med att ställa in metadata -kolumner och termuppsättningar.
