Excels standardsortering kan kämpa med alfanumeriska data som "P15-033-1" eftersom den behandlar varje karaktär individuellt, snarare än att förstå de numeriska delarna som siffror. För att sortera detta korrekt måste du använda en hjälparkolonn. Så här::
Metod 1:Helper -kolumn med text till kolumner och sammankoppling
1. Sätt in en hjälparkolonn: Sätt i en ny kolumn bredvid din alfanumeriska datakolumn (låt oss säga att dina data finns i kolumn A, så sätt in en ny kolumn B).
2. Dela upp data (text till kolumner):
* Välj kolumnen med dina alfanumeriska data (kolumn A).
* Gå till fliken "Data" och klicka på "Text till kolumner".
* Välj "Avgränsad" och klicka på "Nästa".
* Välj "Hyphen (-)" som avgränsaren och klicka på "Nästa".
* Välj "Allmänt" eller "text" som kolumndataformatet (det beror på hur du vill behandla de numeriska delarna senare, ibland allmänt fungerar bättre). Klicka på "Finish". Detta kommer att dela "P15-033-1" i tre separata kolumner.
3. Skapa sorteringsnyckeln (sammankoppling): I hjälparkolonnen (b), sammanlänkar delarna, stoppningsnummer med nollor för att säkerställa korrekt sortering. Anta att dina delade data nu finns i kolumnerna A1, A2, A3:
I cell B1 anger du denna formel (justera kolumnnummer vid behov):
`=A1 &Text (A2," 000 ") &Text (A3," 000 ")`
Denna formel gör följande:
* `A1`:Håller brevdelen som den är.
* `Text (A2," 000 ")`:konverterar den andra delen (t.ex. 15) till text, padding den med nollor till tre siffror (t.ex. 015). Detta säkerställer att "1" och "15" sorterar korrekt.
* `Text (A3," 000 ")`:Gör samma sak för den tredje numeriska delen.
* `&`:Sammanfogar alla delar tillsammans.
Dra ner den här formeln för att applicera den på alla dina rader.
4. sortering: Välj hela dataintervallet, inklusive den ursprungliga alfanumeriska kolumnen och hjälparkolumnen. Gå till fliken "Data" och klicka på "Sortera".
* Sortera efter hjälparkolumnen (kolumn B) i stigande eller fallande ordning efter behov.
5. (Valfritt) Dölj hjälpkolumn: När du har sorterat kan du dölja kolumn B om du inte vill se den.
Metod 2:Helper -kolumn med "vänster", "Mid", "höger" och "text" -funktioner (för en mer kortfattad strategi om du känner till strukturen):
Om du känner till den exakta strukturen för dina alfanumeriska data (t.ex. alltid en bokstav, två siffror, tre siffror, en siffra), kan du förenkla hjälparkolonnformeln. Förutsatt att samma struktur:
I cell B1:
`=Vänster (A1,1) &Text (Mid (A1,2,2)," 00 ") &Text (Mid (A1,5,3)," 000 ") &Text (höger (A1,1)," 0 ")` `` `
Denna formel extraherar och formaterar direkt delarna utan att behöva steget "Text till kolumner".
* `Vänster (A1,1)`:Hämtar den första karaktären.
* `Mid (A1,2,2)`:får två tecken som börjar i position 2.
* `Mid (A1,5,3)`:får tre tecken som börjar i position 5.
* `Höger (A1,1)`:Hämtar den sista karaktären.
* `Text (...," 00 "), text (...," 000 "), text (...," 0 ")`:kuddar med nollor efter behov.
Kom ihåg att justera siffrorna i funktionen "Mid" och "höger" om din datastruktur är annorlunda. Efter att ha skapat hjälparkolonnen följer du steg 4 (sortering) och 5 (valfritt) från metod 1.
Välj den metod som bäst passar din komfortnivå och komplexiteten i dina data. Kom ihåg att alltid testa din sortering på ett litet prov innan du applicerar det på hela datasättet.
