Tillgång till klassificerade regeringsdata är strikt kontrollerade och begränsade till individer med ett giltigt "behov att veta" och lämplig säkerhetsgodkännande. Detta innebär att flera faktorer måste vara på plats:
* Säkerhetsgodkännande: Individer måste ha en säkerhetsgodkännande (konfidentiell, hemlig, topphemlighet, etc.) som beviljas av den relevanta myndigheten efter en grundlig bakgrundsutredning. Nivån på avstånd måste matcha eller överskrida klassificeringsnivån för data.
* Need-to-Know: Även med lämplig godkännande kan individer bara få tillgång till klassificerad information som är direkt relevant för deras officiella uppgifter. Att helt enkelt ha en godkännande ger inte filtåtkomst till alla klassificerade material. Detta är ofta dokumenterat och granskat.
* Officiell tjänst: Tillgång beviljas endast i samband med att utföra officiellt regeringsarbete. Personligt bruk eller delning av klassificerad information är strikt förbjudet.
* Systemåtkomst: Tillgång begränsas ofta ytterligare av behörigheter och kontroller på systemnivå. Även med godkännande och ett behov att veta, kanske individer inte har tillgång till specifika databaser eller filer utan ytterligare tillstånd.
* Avdelningen: Mycket känslig information är ofta ytterligare avdelad. Detta innebär att även individer med lämplig godkännande och behov kanske inte har tillgång till alla delar av ett klassificerat projekt, beroende på deras specifika roll.
Kort sagt, åtkomst beviljas på en mycket granulär nivå, bestämd av en kombination av faktorer för att säkerställa skyddet av nationell säkerhet. De specifika förfarandena och auktorisationsnivåerna kan variera något mellan länder och myndigheter, men de allmänna principerna förblir konsekventa.
