Redovisningsansökningar finns i en mängd olika smaker, var och en skräddarsydd efter olika affärsbehov, storlekar och branscher. Här är en uppdelning av de olika typerna:
1. Efter distributionsmetod:
* molnbaserad (SaaS - programvara som tjänst):
* Beskrivning: Programvaran är värd på leverantörens servrar och nås via Internet. Användare betalar en prenumerationsavgift.
* pros: Tillgänglighet från var som helst med internet, automatiska uppdateringar, skalbarhet, ofta lägre kostnader i förväg, enklare samarbete och säkerhetskopiering av data som hanteras av leverantören.
* nackdelar: Beroende av internetanslutning, potentiella säkerhetsproblem (även om ansedda leverantörer har robust säkerhet), prenumerationskostnader kan lägga till över tid, mindre kontroll över infrastrukturen.
* Exempel: QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Freshbooks, Sage Intacct.
* on-premise:
* Beskrivning: Programvaran är installerad direkt på företagets egna datorer och servrar. Kräver ett engångsköp (licensavgift) plus pågående underhållskostnader.
* pros: Större kontroll över data och säkerhet, inget beroende av internet, potentiellt lägre kostnad på lång sikt (beroende på hårdvara och IT -stödbehov).
* nackdelar: Högre kostnader i förväg, ansvar för underhåll och uppdateringar, begränsad tillgänglighet utanför kontoret, kräver dedikerad IT -personal eller outsourcing, kan vara svårt att skala.
* Exempel: QuickBooks Desktop, Sage 50, Microsoft Dynamics GP (Great Plains).
* hybrid:
* Beskrivning: En kombination av moln och lokala element. En del funktionalitet är värd i molnet, medan andra data eller applikationer ligger på plats.
* pros: Flexibilitet för att välja den bästa distributionsmodellen för olika aspekter av verksamheten kan hantera specifika säkerhets- eller efterlevnadskrav.
* nackdelar: Kan vara mer komplex att hantera och integrera, kräver noggrann planering.
2. Efter målmarknad/affärsstorlek:
* Programvara för småföretag:
* Beskrivning: Designad för företag med begränsade användare och enklare redovisningsbehov. Fokuserar på användarvänlighet och kärnfunktioner.
* Funktioner: Fakturering, utgiftsspårning, bankavstämning, grundrapportering, ibland lön.
* Exempel: QuickBooks Online Simple Start/Essentials, Xero Starter/Standard, Freshbooks.
* medelstora affärsredovisningsprogramvara:
* Beskrivning: Hanterar mer komplexa redovisningsbehov med stöd för flera användare, avdelningar och platser.
* Funktioner: Avancerad rapportering, lagerhantering, projektredovisning, budgetering, mer robust löneintegration, potentiellt CRM (kundrelationshantering) integration.
* Exempel: QuickBooks Online Plus/Advanced, Xero Premium, Sage Intacct, NetSuite.
* Enterprise Resource Planning (ERP) -system:
* Beskrivning: Integrerade sviter som täcker alla aspekter av ett företag, inklusive redovisning, finans, HR, leveranskedja, tillverkning och kundrelationshantering. Designad för stora, komplexa organisationer.
* Funktioner: Omfattande funktionalitet i alla affärsfunktioner, mycket anpassningsbara, ofta branschspecifika moduler.
* Exempel: SAP S/4HANA, ORACLE NETSUITE, Microsoft Dynamics 365 Finans och verksamhet, Infor.
3. Genom funktionalitet och specialisering:
* General Ledger Accounting:
* Beskrivning: Fokuserar på att registrera alla finansiella transaktioner, skapa finansiella rapporter och upprätthålla huvudboken. Grundläggande för all annan redovisningsprogramvara.
* Funktioner: Journalposter, diagram över kontonhantering, provbalans, finansiell rapportering (balansräkning, resultaträkning, kassaflödesanalys).
* Exempel: Praktiskt taget alla redovisningsprogramvarupaket inkluderar huvudbokfunktionalitet.
* Contones betalningsprogramvara (AP):
* Beskrivning: Hanterar räkningar, betalningar till leverantörer och spårar utestående skulder.
* Funktioner: Fakturabehandling, leverantörshantering, betalningsplanering, kontrollera utskrift (eller elektroniska betalningar), matchning av inköpsorder.
* Exempel: Tipalti, Bill.com, Stampli. Ofta integrerade i större redovisningssystem.
* Kundfordringar (AR) Programvara:
* Beskrivning: Hanterar fakturor till kunder, spårar betalningar som mottagits och hanterar samlingar.
* Funktioner: Fakturaskapande, kundanmälningar, betalningsbehandling (kreditkort, ACH), samlingshantering, åldrande rapporter.
* Exempel: Zoho -faktura, färskböcker, faktura. Ofta integrerade i större redovisningssystem.
* lönprogramvara:
* Beskrivning: Beräknar och behandlar anställdas lön, skatter och avdrag.
* Funktioner: Anställdas rekordhantering, beräkningar av löneskatter, direktinsättning, lönerapportering, W-2 och 1099 förberedelser.
* Exempel: Gusto, ADP, Paychex, QuickBooks Payroll, Square Payroll. Kan vara fristående eller integrerad.
* Programvara för lagerhantering:
* Beskrivning: Spårar lagernivåer, kostnader och rörelse.
* Funktioner: Aktiekontroll, inköpsorderhantering, uppfyllande av försäljningsorder, värdering av lager, lagerhantering.
* Exempel: Fishbowl Inventory, Zoho Inventory, TradeGecko (nu QuickBooks Commerce), Dear Inventory. Ofta integrerade i större system, särskilt ERP:er.
* Fixed Asset Accounting Software:
* Beskrivning: Spårar förvärv, avskrivningar och bortskaffande av anläggningstillgångar (t.ex. byggnader, utrustning).
* Funktioner: Tillgångsregister, avskrivningsberäkningar (olika metoder), tillgångsspårning, rapportering.
* Exempel: SAGE Anläggningar, BNA Fixed Asset Manager, Asset Panda.
* Projektredovisningsprogramvara:
* Beskrivning: Spårar projektkostnader, intäkter och lönsamhet.
* Funktioner: Tidspårning, utgiftsspårning, budgethantering, fakturering, projicitetsens lönsamhetsrapporter.
* Exempel: Workfront (Adobe Work Management), MavenLink, ProjectManager.com. Ofta integreras i större system eller används av projektbaserade företag.
* ideell redovisningsprogramvara:
* Beskrivning: Utformad specifikt för de unika behoven hos ideella organisationer, inklusive fondredovisning, bidragshantering och givarspårning.
* Funktioner: Fondbokföring, givarhantering, beviljande, budgetkontroll, efterlevnadsrapportering (t.ex. formulär 990).
* Exempel: Blackbaud Financial Edge NXT, APLOS, SAGE INTACCT för ideella organisationer.
* Branschspecifik redovisningsprogramvara:
* Beskrivning: Skräddarsydd efter de specifika redovisningsbehovet och förordningarna för en viss industri (t.ex. konstruktion, sjukvård, tillverkning, detaljhandel).
* Funktioner: Inkluderar ofta specialiserade moduler för branschspecifika processer, såsom jobbkostnad (konstruktion), patientfakturering (hälso- och sjukvård) eller försäljningsstället (detaljhandel).
* Exempel:
* konstruktion: Sage 300 Construction and Real Estate, Foundation Software.
* Sjukvård: Medisoft, Kareo.
* Tillverkning: MrPeasy, Odoo Manufacturing.
* detaljhandel: Lightspeed Retail, Square for Retail.
* restauranger :Toast Pos, restaurang365
4. Efter operativsystem:
* Windows-baserade: Programvara designad främst för Windows -operativsystemet. (t.ex. QuickBooks Desktop, Sage 50)
* MAC-baserat: Programvara designad främst för macOS -operativsystemet. (t.ex. Accountedge Pro, Xero (webbaserad))
* webbaserad (plattform agnostic): Tillgänglig via en webbläsare, vilket gör dem kompatibla med olika operativsystem (Windows, MacOS, Linux, etc.). De flesta moderna molnbaserade lösningar faller in i denna kategori. (t.ex. QuickBooks Online, Xero, NetSuite, de flesta molnlösningar)
Att välja rätt redovisningsansökan
Den bästa redovisningsansökan för ett företag beror på flera faktorer:
* Affärsstorlek: Antalet anställda, intäkter och transaktionsvolym.
* Bransch: Branschspecifika krav och förordningar.
* Redovisningsbehov: Komplexiteten i redovisningsprocesserna.
* Budget: Hur mycket pengar som finns tillgängliga för programvara och implementering.
* Teknisk expertis: Nivån på tekniska färdigheter inom organisationen.
* Tillväxtplaner: Den förväntade framtida tillväxten av verksamheten.
* Integrationer: Behovet av att integreras med andra affärssystem (t.ex. CRM, e-handelsplattform).
Det är alltid en bra idé att undersöka olika alternativ, läsa recensioner och prova gratis försök eller demonstrationer innan du fattar ett beslut. Överväg att samarbeta med en revisor eller bokförare för råd.
