Okej, här är stegen för att redigera dokumentegenskaper i Microsoft Word innan du publicerar:
steg:
1. Öppna ditt dokument: Se till att orddokumentet du vill redigera är öppet i Microsoft Word.
2. Access Document Egenskaper: Det finns några sätt att komma åt fönstret Dokumentegenskaper:
* File> Info: Klicka på fliken "File" i det övre vänstra hörnet av ordfönstret. Klicka sedan på "Info" i den vänstra menyn i backstage-vyn. Dokumentegenskaperna visas på höger sida av skärmen.
* File> Info> Avancerade egenskaper: Om de grundläggande egenskaperna du ser på "Info" -skärmen inte är tillräckligt, titta nära botten av Egenskapsavsnittet på höger sida på skärmen "Info". Du bör se en "egenskaper" -rull. Klicka på den och välj "Avancerade egenskaper." Detta öppnar en separat dialogruta.
* Högerklicka i Explorer (Windows): Du kan också redigera några egenskaper direkt från Windows Explorer utan att ens öppna ord. Högerklicka på Word-dokumentfilen, välj "Egenskaper" från sammanhangsmenyn och gå sedan till fliken "Detaljer".
3. Redigera egenskaperna:
* På skärmen "Info" (grundläggande egenskaper): Om du är på skärmen "Info" kan du direkt redigera många vanliga egenskaper, till exempel:
* Titel: Dokumentets namn.
* Författare: Dokumentets skapare.
* Nyckelord/taggar: Ord som beskriver dokumentets innehåll, användbart för att söka.
* Ämne: Ämnet för dokumentet.
* Kategori: En bredare klassificering för dokumentet.
* Status: Till exempel utkast, slutgiltigt.
* Kommentarer: Alla anteckningar om dokumentet.
* I dialogrutan "Avancerade egenskaper": Om du använde alternativet "Avancerade egenskaper" ser du en dialogruta med flera flikar:
* Allmänt: Visar filinformation som plats, storlek och datum modifierade/skapade. Detta är mestadels skrivskyddat.
* Sammanfattning: Det är här du redigerar kärnegenskaperna som titel, författare, ämne, företag, kategori, nyckelord och kommentarer. Dessa är desamma som, eller en utökad uppsättning, vad du ser på informationsskärmen.
* Statistik: Visar detaljer som antalet sidor, ord, tecken etc. Detta är skrivskyddat.
* Innehåll: Visar en hierarkisk lista över rubriker i dokumentet (om det har en definierad struktur). Detta är skrivskyddat.
* Custom: Låter dig definiera dina egna anpassade egenskaper och deras värden. Detta är användbart för att lägga till metadata som är specifikt för din organisation eller projekt.
4. Spara dina ändringar:
* På skärmen "Info": De ändringar du gör i de grundläggande egenskaperna på skärmen "Info" sparas vanligtvis automatiskt när du skriver. Klicka bara bort från fältet du redigerade.
* I dialogrutan "Avancerade egenskaper": Klicka på "OK" i dialogrutan "Avancerade egenskaper" för att spara ändringarna du gjorde.
* Spara dokumentet: Slutligen, se till att du sparar själva Word -dokumentet (fil> Spara eller fil> Spara som) för att säkerställa att de uppdaterade egenskaperna lagras med filen.
Viktiga överväganden:
* metadata och integritet: Var medveten om att dokumentegenskaper kan innehålla potentiellt känslig information. Till exempel kan författarfältet avslöja ditt namn eller företagsfältet kan avslöja din arbetsgivare. Innan du publicerar, granska noggrant egenskaperna för att säkerställa att du inte delar information du vill hålla privat. Överväg att ta bort eller anonymisera information om det behövs.
* Konsistens: Om du arbetar med ett projekt med flera dokument kan du försöka upprätthålla konsekventa egenskaper över alla filer (t.ex. använd samma nyckelord, kategori etc.). Detta gör det lättare att organisera och söka efter dokumenten senare.
* filformat: Dokumentegenskaperna sparas i själva ordfilen. Om du konverterar dokumentet till ett annat format (t.ex. PDF) kan egenskaperna eller inte bevaras, beroende på konverteringsmetoden.
Genom att följa dessa steg kan du effektivt redigera och hantera dina Word -dokumentegenskaper innan du publicerar och säkerställer att ditt dokument är korrekt identifierat och organiserat.
