Ett administrativt informationssystem (AIS) är ett datorbaserat system utformat för att stödja de administrativa uppgifterna och funktionerna inom en organisation. Det handlar inte om kärnverksamheten (som tillverkning eller försäljning) utan snarare processerna som gör att organisationen går smidigt. Dessa system hanterar information relaterad till:
* mänskliga resurser: Anställdas register, lön, förmånsadministration, rekrytering, utbildning, prestationshantering.
* finans: Budgetering, redovisning, finansiell rapportering, konton som ska betalas/fordringar.
* Kontorshantering: Dokumenthantering, schemaläggning, kommunikation, posthantering.
* Facility Management: Underhåll, rymdallokering, resursplanering.
* Studentinformationssystem (SIS) i utbildningsinställningar: Studentregister, kursregistrering, betyg, utskrifter.
I huvudsak kan allt som hjälper till att hantera den administrativa omkostnaderna för en organisation betraktas som en del av en AIS. Dessa system involverar ofta flera programvaruapplikationer som arbetar tillsammans, eventuellt integrerade i ett större företagsplaneringssystem (ERP). Viktiga funktioner i en robust AIS inkluderar:
* Datahantering: Lagra, hämta och uppdatera administrativa data effektivt och säkert.
* Process Automation: Automatisering av repetitiva uppgifter som lönebehandling eller rapportgenerering.
* Beslutsstöd: Tillhandahålla information och analys för att stödja administrativt beslutsfattande.
* Kommunikation och samarbete: Underlätta kommunikation och samarbete mellan personalen.
* Säkerhet: Skydda känsliga administrativa uppgifter från obehörig åtkomst.
AIS syftar till att förbättra effektivitet, noggrannhet och beslutsfattande i de administrativa funktionerna i en organisation och frigör personal för mer strategiska uppgifter. De specifika komponenterna och funktionerna för en AIS kommer att variera mycket beroende på organisationens storlek, typ och behov.
