Att skydda känslig information via e -post är utmanande eftersom e -post inte ursprungligen var utformad med stark säkerhet i åtanke. Emellertid kan flera metoder förbättra säkerheten avsevärt. Här är en uppdelning av effektiva strategier:
1. End-to-end-kryptering (E2EE):Guldstandarden
* Hur det fungerar: E2EE krypterar meddelandet på avsändarens enhet på ett sätt som endast den avsedda mottagaren kan dekryptera det. E -postleverantören (t.ex. Gmail, Outlook) kan inte läsa innehållet.
* Verktyg/metoder:
* protonmail: En sekretessfokuserad e-postleverantör med inbyggd E2EE. Relativt lätt att använda, särskilt för kommunikation inom Protonmail.
* tutanota: En annan säker e-postleverantör med inbyggd E2EE. Liknar Protonmail i sitt fokus på integritet och säkerhet.
* GPG/PGP (GNU Privacy Guard/Pretty Good Privacy): En kraftfull, öppen källkodskrypteringsstandard. Kräver mer teknisk expertis för att ställa in och använda, men erbjuder stark säkerhet. Populära kunder inkluderar:
* Thunderbird (med Enigmail eller GPGTools): En populär e -postklient med plugins för GPG.
* Mailvelope: En webbläsarförlängning för Webmail -klienter som Gmail eller Outlook. Lättare att ställa in än fullfjädrad GPG, men mindre säker.
* s/mime (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions): En annan krypteringsstandard som förlitar sig på digitala certifikat. Används ofta i företagsmiljöer. Kräver en certifikatmyndighet (CA) för att utfärda certifikat.
* Överväganden:
* Mottagaren måste använda samma system: Både avsändare och mottagare måste använda kompatibla krypteringsmetoder för att E2EE ska fungera. Detta kan vara en hinder för adoption.
* Nyckelhantering: Säkert hantering av krypteringsnycklar är kritiskt. Om du tappar din privata nyckel förlorar du tillgången till dina krypterade e -postmeddelanden.
* metadata: Även med E2EE, kan ämnesraden, avsändaren och mottagarinformationen fortfarande vara synlig för e -postleverantörer.
2. Transport Layer Security (TLS) och Starttls
* Hur det fungerar: TLS krypterar anslutningen mellan din e -postklient och din e -postserver och mellan e -postservrar. Tänk på det som https för din e -postanslutning. Starttls är ett kommando som berättar för en server att uppgradera en okrypterad anslutning till en TLS-krypterad.
* Fördelar: Förhindrar avlyssning medan din e -post är i transit. De flesta moderna e -postleverantörer och kunder stöder TLS/StarttL.
* Begränsningar: E -postleverantörer kan fortfarande komma åt och läsa innehållet i dina e -postmeddelanden. Det skyddar bara mot avlyssning under överföringen, inte i vila.
3. Lösenordsskydd och säkra bilagor
* Hur det fungerar:
* Lösenordsskyddande filer: Krypterande känsliga dokument (t.ex. PDF -filer, orddokument, kalkylblad) med starka lösenord innan du bifogar dem till e -postmeddelanden. Kommunicera lösenordet till mottagaren via en separat, säker kanal (t.ex. telefonsamtal, SMS, meddelanden med E2EE).
* Arkivfiler (zip/rar) med kryptering: Komprimera filer till ett krypterat arkiv (med ZIP eller RAR med ett lösenord) innan du skickar.
* Fördelar: Lägger till ett lager av säkerhet även om själva e -postmeddelandet avlyssnas.
* Begränsningar:
* Lösenordsstyrka är nyckeln: Ett svagt lösenord gör denna metod ineffektiv.
* Säker lösenordsleverans: Skicka aldrig lösenordet i samma e -post som bilagan.
* Mottagarens behovsprogramvara: Mottagaren behöver den nödvändiga programvaran för att öppna den krypterade filen eller arkivet.
4. Policy för förebyggande av dataförlust (DLP)
* Hur det fungerar: DLP -policyer är regler som organisationer kan genomföra för att automatiskt upptäcka och förhindra att känslig information skickas i e -postmeddelanden.
* Fördelar: Ger en centraliserad strategi för dataskydd, särskilt användbart i företagsmiljöer.
* Begränsningar: Förlorar mönstermatchning och nyckelordanalys, vilket ibland kan leda till falska positiva eller missa känslig information.
5. E -postfiltrering och skräppostskydd
* Hur det fungerar: Använd robusta e -postfilter och skräppostskydd för att minska risken för phishingattacker och skadlig programvara som kan äventyra din e -postsäkerhet.
* Fördelar: Hjälper till att förhindra skadliga skådespelare från att få tillgång till ditt e -postkonto eller lura dig att avslöja känslig information.
* Begränsningar: Inte idiotsäker. Sofistikerade phishingattacker kan fortfarande kringgå filter.
6. Multifactor Authentication (MFA)
* Hur det fungerar: Kräver att du tillhandahåller flera former av verifiering (t.ex. lösenord + kod från en autentisk app) när du loggar in på ditt e -postkonto.
* Fördelar: Lägger till ett betydande lager av säkerhet mot obehörig åtkomst, även om ditt lösenord komprometteras.
* Begränsningar: Kräver att du ställer in och använder en MFA -metod (autenticator -app, säkerhetsnyckel, SMS -kod).
7. Träning och medvetenhet
* Hur det fungerar: Utbilda dig själv och ditt team om bästa praxis för e -post säkerhet, inklusive:
* Erkänna phishing -e -postmeddelanden.
* med starka lösenord.
* att vara försiktig med att klicka på länkar eller öppna bilagor från okända avsändare.
* efter din organisations e -postsäkerhetspolicy.
* Fördelar: Mänskligt fel är en viktig orsak till säkerhetsbrott. Medvetenhetsutbildning hjälper till att minska risken för misstag.
* Begränsningar: Kräver pågående ansträngningar för att fortsätta träna uppdaterade och stärka bästa praxis.
8. E -post arkivering och efterlevnad
* Hur det fungerar: Implementera e -postarkiveringslösningar för att behålla och hantera e -postdata för juridiska, reglerande eller affärsändamål.
* Fördelar: Hjälper till att säkerställa att kraven på lagring av datamissbruk och ger en registrering av e -postkommunikation.
* Begränsningar: Fokuserar på datalagring, inte nödvändigtvis säkerhet. Arkiverade e -postmeddelanden måste fortfarande skyddas.
9. Minst privilegiprincip
* Hur det fungerar: Bevilja användare endast de minsta åtkomsträttigheter som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Ge inte alla tillgång till allt.
* Fördelar: Begränsar effekterna av ett säkerhetsöverträdelse genom att minska antalet personer som har tillgång till känslig information.
* Begränsningar: Kräver noggrann planering och implementering av åtkomstkontroller.
Checklista för bästa praxis:
* Identifiera känsliga data: Vet vilken information du behöver skydda. Klassificera data baserat på dess känslighetsnivå.
* bedöma din risk: Utvärdera de potentiella hoten mot din e -postsäkerhet.
* Implementera flera säkerhetslager: Lita inte på en enda säkerhetsåtgärd.
* Uppdatera regelbundet programvara: Håll dina e-postklienter, operativsystem och säkerhetsprogramvara uppdaterade för att lappa sårbarheter.
* Övervaka e -postaktivitet: Leta efter misstänksam aktivitet i dina e -postloggar.
* Ha en dataöverträdesplan: Vet vad du ska göra om ett säkerhetsbrott inträffar.
När ska man undvika att skicka känslig information via e -post helt:
* mycket känslig data: För extremt känslig information (t.ex. personnummer, kreditkortsnummer, medicinska journaler) överväg att använda säkrare alternativ som:
* Säkra fildelningsplattformar: Tjänster som Box, Dropbox (med kryptering) eller NextCloud erbjuder säkra fillagrings- och delningsfunktioner.
* Secure Messaging Apps: Appar som signal eller tråd ger en-till-än-krypterad meddelanden.
* Fysisk leverans: I vissa fall kan fysisk leverans av dokument vara det säkraste alternativet.
* juridiska eller lagstiftningskrav: Vissa branscher eller typer av data kan ha specifika regler som förbjuder att skicka känslig information via e -post.
Sammanfattningsvis:
Det finns ingen enda "perfekt" lösning för att skydda känslig information via e -post. Det bästa tillvägagångssättet innebär en kombination av tekniker, anpassade efter dina specifika behov och risktolerans. End-to-end-kryptering är det säkraste alternativet, men det kan vara utmanande att implementera och använda. Andra metoder, som lösenordsskyddade bilagor och TLS-kryptering, kan ge en god säkerhetsnivå när de används korrekt. Viktigast av allt är att prioritera utbildning för säkerhetsmedvetenhet och följa bästa praxis för att minimera risken för mänskliga fel. Och kom ihåg, när du är osäker, överväg att undvika att skicka känslig information via e -post helt och använd ett säkrare alternativ.
