Att ta itu med ett e -postmeddelande innebär korrekt flera viktiga aspekter:
1. "Till" Field:
* primära mottagare (er): Lägg e -postadresserna för den person eller personer du direkt adresserar och förväntar dig ett svar från.
* E -postadress noggrannhet: Dubbelkontrollera att e-postadressen är korrekta. En skrivfel kan förhindra att ditt meddelande når den avsedda mottagaren.
* En primär mottagare (när det är möjligt): Om du behöver information från en specifik person kan du bara ta itu med e -postmeddelandet till dem i "till" -fältet göra det klart vem som behöver vidta åtgärder.
2. "CC" -fält (kolkopia):
* Informationsändamål: Använd "CC" för individer som behöver vara medvetna om e -postinnehållet men som inte förväntas vidta direkta åtgärder. Detta används ofta för handledare, kollegor eller intressenter som behöver stanna i slingan.
* Transparens: Det låter också "till" mottagaren veta vem som är medveten om kommunikationen.
* lämplig användning: Inte över-cc. Inkludera endast personer som verkligen behöver informeras.
3. "BCC" -fält (blind kolkopia):
* integritet: Använd "BCC" för att inkludera mottagare utan att låta de andra mottagarna veta att de har inkluderats. Detta skyddar integriteten för deras e -postadresser.
* Stora e -postlistor: Det används ofta när man skickar e -postmeddelanden till en stor grupp människor (t.ex. ett nyhetsbrev) för att förhindra att allas e -postadresser är synliga för varandra.
* Varning: Använd BCC sparsamt. Överanvändning kan skapa intrycket av att vara hemlighetsfull eller vilseledande. Överväg om informera "till" och "CC" -mottagarna om alla parter är mer lämpligt och professionellt.
4. Ämnesrad:
* klar och kortfattad: Ämnesraden bör exakt och kort sammanfatta e -postens syfte. Detta hjälper mottagaren att prioritera och enkelt hitta e -postmeddelandet senare.
* Specifikt: Undvik vaga ämnesrader som "HI" eller "Fråga." Använd istället något som "Förfrågan om Project X Deadline" eller "Mötesbegäran - [Datum] - [Ämne]".
* Nyckelord: Använd relevanta nyckelord som gör det enkelt att söka efter e -postmeddelandet senare.
* brådskande (använd sparsamt): Om e -postmeddelandet är brådskande kan du inkludera "brådskande" eller "åtgärder som krävs" i ämnesraden, men bara om det verkligen är nödvändigt. Överanvändande brådskande flaggor kan desensibilisera mottagarna.
* Svarsöverväganden: När du svarar på ett e -postmeddelande, lämna den ursprungliga ämnesraden intakt (eller lägg till den på lämpligt sätt) för att upprätthålla sammanhanget.
5. Hälsning/hälsning:
* Formell:
* "Kära Mr./MS./dr. [Efternamn]," (mest formellt, särskilt när du inte känner personen väl eller kommunicerar i en professionell miljö)
* "Kära [Förnamn] [Efternamn]," (Lite mindre formellt)
* semi-formellt:
* "Kära [förnamn]," (acceptabelt i många professionella sammanhang, särskilt om du har kommunicerat med personen tidigare)
* "Hej [förnamn]," (vanligt och generellt säkert)
* "God morgon/eftermiddag/kväll [förnamn],"
* informellt:
* "Hej [Förnamn]," (lämpligt för nära kollegor eller vänner)
* "Hej [förnamn]," (mindre formellt än "Hej")
* När du inte vet namnet:
* "Till vem det kan beröra" (använd som en sista utväg; försök hitta ett namn om möjligt)
* "Kära [avdelningsnamn] -teamet" (t.ex. "Kära kundtjänst,")
* Allmänna överväganden:
* Matcha formaliteten i din hälsning till din relation med mottagaren och den övergripande tonen i din e -post.
* Om du är osäker, fel på sidan av formaliteten.
* Var uppmärksam på kulturella normer - Vissa kulturer föredrar mer formella hälsningar än andra.
6. Kroppen på e -postmeddelandet:
* Syfte och ton: Var tydlig om syftet med din e -post från början. Håll en professionell och respektfull ton.
* KONSISIKNING: Håll ditt meddelande kortfattat och till punkten. Människor är upptagna, så respektera sin tid.
* tydlighet: Använd tydligt och enkelt språk. Undvik jargong eller slang som mottagaren kanske inte förstår.
* grammatik och stavning: Korrekturläsa noggrant för grammatik och stavfel. Fel kan göra att du ser oprofessionell ut.
* Formatering: Använd punktavbrott och punktpunkter för att göra din e -post enklare att läsa. Undvik att använda överdrivet djärv, kursiv eller understrykning.
* Call to Action: Om du behöver mottagaren för att göra något, ange tydligt vad du behöver dem att göra och när.
* bilagor: Om du bifogar filer, nämn dem i e -postkroppen och se till att de är ordentligt namngivna och formaterade.
7. Avslutande:
* Formell:
* "Med vänlig hälsning,"
* "Respektfullt" (använd med försiktighet, vanligtvis reserverad för överordnade eller formella förfrågningar)
* "Med vänlig hälsning" (vanligare på brittisk engelska)
* semi-formellt:
* "Med vänliga hälsningar,"
* "Hälsningar,"
* "Vänliga hälsningar,"
* "Bäst," "
* informellt:
* "Tack" (om du tackar dem för något)
* "Skål" (vanligare på brittisk engelska)
* "Bästa önskningar,"
* Signatur: Inkludera en professionell e -postsignatur med ditt namn, titel, företag och kontaktinformation. Detta sparar mottagaren från att behöva leta upp din kontaktinformation.
Exempel på en väladresserad e-post (formell):
till: john.doe@example.com
cc: jane.smith@example.com
Ämne: Projektförslag - omarbetning av webbplatser
Kära Mr. Doe,
Jag hoppas att det här e -postmeddelandet hittar dig bra.
Vänligen hitta bifogat projektförslaget till omarbetningen av webbplatsen. Detta förslag beskriver projektets omfattning, vårt föreslagna tillvägagångssätt och den uppskattade tidslinjen.
Vi skulle uppskatta möjligheten att diskutera förslaget ytterligare när det passar dig. Låt oss veta om du är tillgänglig för ett kort samtal nästa vecka.
Tack för din tid och omtanke.
Uppriktigt,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Ditt företag]
[Ditt telefonnummer]
[Din e -postadress]
[Din webbplats (valfritt)]
Nyckel takeaways:
* Känner till din publik: Formalitetsnivån bör matcha din relation med mottagaren.
* Var professionell: Även i informella miljöer, upprätthålla en professionell ton.
* var tydlig och kortfattad: Kom snabbt till punkten och undvik onödig information.
* korrekturläsning noggrant: Fel kan skada din trovärdighet.
* Tänk på mottagarens perspektiv: Gör det enkelt för dem att förstå och svara på din e -post.
* Överväg e -postetikett: Var medveten om lämpligt svar-allt beteende, undvika kedjesvar och använda svar utanför kontoret när du inte är tillgänglig.
