Både SharePoint -dokumentbibliotek och arbetsytor (särskilt Microsoft Teams Workspaces som ofta är integrerade med SharePoint) används för samarbete och lagring av dokument, men de skiljer sig väsentligt i deras syfte och funktioner:
SharePoint Document Library:
* Primärt syfte: Centraliserad lagring och hantering av dokument. Fokus ligger på dokumentversion, metadata, behörigheter och sökfunktioner för effektiv dokumenthantering. Tänk på det som ett strukturerat arkivskåp.
* Organisation: Mycket strukturerad. Dokument är organiserade i mappar och metadata kan användas för avancerad sökning och filtrering.
* Samarbete: Samarbete är möjligt, men det är mer en funktion i lager på den primära funktionen för dokumentlagring. Kommentarer och medförfattande är tillgängliga, men inte det centrala fokuset.
* Kommunikation: Begränsade inbyggda kommunikationsfunktioner. Vanligtvis förlitar sig på externa verktyg för kommunikation kring dokumenten.
* Bestanvändningsfall:
* Lagring och hantering av ett stort antal dokument med sofistikerade versioner och åtkomstkontrollbehov.
* Arkivering av viktiga dokument som kräver långsiktiga kvarhållnings- och revisionsspår.
* Situationer där strukturerad lagring och metadata är avgörande (t.ex. juridisk, reglerande efterlevnad).
* När du behöver robusta sök- och filtreringsfunktioner över många dokument.
Microsoft Teams Workspace (ofta integrerad med SharePoint):
* Primärt syfte: Underlätta samarbete och kommunikation av team kring ett projekt eller ett delat mål. Dokumentlagring är en * stödjande * -funktion. Tänk på det som ett centralt nav för ett projektgrupp.
* Organisation: Mindre strukturerade än dokumentbibliotek. Medan dokument lagras i ett SharePoint -bibliotek bakom kulisserna (ofta dolda för användaren) prioriterar lagen gränssnitt konversationer, kanaler för specifika ämnen och snabb åtkomst till delade filer relaterade till dessa konversationer.
* Samarbete: Samarbete är centralt. Team erbjuder chatt i realtid, videosamtal, fildelning och uppgiftshantering, allt inom ett enda gränssnitt.
* Kommunikation: Rika kommunikationsfunktioner är inbyggda; Chatt, möten, kanaler etc. är alla utformade för att stödja pågående teammekommunikation.
* Bestanvändningsfall:
* Projekt som kräver nära samarbete mellan teammedlemmarna.
* Situationer där snabb kommunikation och informationsdelning är viktiga.
* När du behöver ett centralt nav för alla projektrelaterade aktiviteter, inte bara dokument.
* När du behöver integrera andra appar och tjänster i ditt arbetsflöde (t.ex. planerare, Power BI).
När ska man använda vilken:
* Välj ett SharePoint -dokumentbibliotek om: Du behöver främst ett robust, strukturerat system för att lagra och hantera dokument med fokus på versionskontroll, säkerhet och metadata. Samarbete är viktigt, men inte den centrala föraren.
* Välj ett Microsoft Teams arbetsyta om: Du behöver ett centralt nav för teamkommunikation och samarbete, och dokumentdelning är ett stödjande element. Kommunikation i realtid, integrerade verktyg och ett mindre strukturerat tillvägagångssätt är viktiga.
I många fall arbetar de tillsammans. Ett Teams Workspace använder ofta ett SharePoint -dokumentbibliotek bakom kulisserna för att lagra filerna som delas i teamet. Användargränssnittet inom team förenklar interaktionen och fokuserar på samarbete, medan SharePoint tillhandahåller den underliggande dokumenthanteringsinfrastrukturen.
