Ett lösenord kan behövas för att öppna en e -postbilaga av flera skäl, allt relaterat till
säkerhet och konfidentialitet . Här är en uppdelning av de vanliga orsakerna:
* kryptering: Fästningen i sig kan vara krypterad. Detta innebär att data i filen har krypterats med en krypteringsalgoritm. För att dekryptera och visa filen behöver du rätt lösenord (dekrypteringsnyckeln). Sändaren krypterade troligen filen för att skydda känslig information från obehörig åtkomst om e -postmeddelandet avlyssnades eller om någon fick tillgång till mottagarens e -postkonto.
* Säkerhetspolicy: Vissa organisationer har säkerhetspolicyer som kräver att känsliga dokument ska lösas lösenordsskyddade, oavsett överföringsmetod, för att följa dataskyddsföreskrifter (som GDPR, HIPAA, etc.) och interna riskreducerande insatser.
* Dokumentskydd: Själva filformatet kan stödja lösenordsskydd. Till exempel kan du ställa in ett lösenord för att öppna ett Microsoft Word -dokument, Excel -kalkylblad eller PDF -fil, oavsett hur det överförs. Avsändaren kan ha direkt skyddat dokumentet innan det bifogas det till e -postmeddelandet.
* Undvika säkerhetsfilter: Även om det är mindre vanligt, använder människor ibland lösenordsskydd för att försöka och kringgå e -postsäkerhetsfilter som kan flagga vissa innehåll eller filtyper som potentiellt skadliga. Tanken är att filtret inte kan skanna det krypterade innehållet, så det tillåter e -postmeddelandet igenom. *Detta är i allmänhet en dålig praxis och inte en pålitlig säkerhetsåtgärd*.
Vanliga scenarier där lösenordsskydd används:
* Skicka finansiella poster: Bankförklaringar, skattedokument, fakturor.
* Dela personlig information: Medicinska journaler, personnummer, personlig identifiering.
* Distribuera konfidentiell affärsinformation: Kontrakt, strategiska planer, interna rapporter.
Hur lösenordet delas:
Lösenordet tillhandahålls vanligtvis mottagaren separat från e -postmeddelandet som innehåller bilagan. Detta kan göras via:
* Ett separat e -postmeddelande: (Mindre säker, men vanlig)
* Ett telefonsamtal:
* Ett textmeddelande:
* personligen:
* via en säker meddelanden -app:
Viktiga överväganden:
* Skicka aldrig lösenordet i samma e -postmeddelande som bilagan. Detta besegrar syftet med lösenordsskyddet. Om någon får tillgång till e -postmeddelandet har de både den krypterade bilagan och lösenordet.
* Använd starka lösenord. Ett svagt lösenord är lätt att spricka, vilket gör krypteringen ineffektiv.
* Var försiktig med bilagor som du inte förväntade dig. Om du får ett e-postmeddelande med en lösenordsskyddad bilaga som du inte förutsåg, verifiera avsändarens identitet innan du öppnar den. Det kan vara ett phishing -försök.
Sammanfattningsvis är lösenordsskydd på e -postbilagor en mekanism som används för att förbättra sekretess och säkerhet för känslig information.
