Microsoft Word har en bekväm och enkel att använda dokumentkoppling funktion som tillåter dig att skapa personliga dokument adresserade till specifika personer med bara några klick . Du anger helt enkelt uppgifter i en databas stil Word-fil och sedan skriva in en grundläggande format till ett huvuddokument att uppgifterna kommer att slås samman till . Detta används ofta av människor som behöver skicka försäljning och personliga brev till en massa grupp människor eller producera följesedlar och fakturor för order . När kopplingen datablad är inställd , kan det användas kontinuerligt för en mängd olika typer av utskick och meddelanden till personer på din lista . Du kan också lägga till fler poster till din datablad som behövs med bara några klick . Instruktioner
1
Öppna ett tomt dokument i Microsoft Word . Klicka på " Start Mail Merge " under Verktyg- menyn ( finns på " Utskick " verktygsfält i Word 2007 ) .
2
Välj den typ av dokumentkoppling som du vill utföra . Du kan sammanfoga brev, kuvert , etiketter och även e-postmeddelanden med hjälp av Word .
3
Välj mottagare som du vill inkludera i din dokumentkoppling . Om du inte redan har en lista över mottagare redo i en Word-fil ( listade i databasen form) , har du möjlighet att skapa en ny lista . Guiden Kopplad utskrift kommer att ge dig ett urval av fält som du kan lägga till din lista . Välj de fält som kommer att identifiera och anpassa varje mottagare för dina behov . Du kan också lägga till egna speciella fältnamn . Detta kan innefatta namn , adress , telefonnummer , eller ännu mindre vanliga uppgifter såsom webbadress eller favorit glass smak . Fundera över hur ditt brev eller meddelande till denna mottagare kommer att tillverkas vid val fält .
4
Skapa huvuddokumentet . Det viktigaste dokumentet är den gemensamma brev , kuvert , etikett eller e-postmeddelande design till vilken informationen från mail merge mottagarlistan kommer att dumpas . Så , till exempel , för ett standardbrev du skulle skriva din anteckning i huvuddokumentet och sedan ha en adress längst upp där mottagaren information kommer att dumpas i.
5
Lägg kopplingsinstruktioner i dokumentet . Först , placera markören i huvuddokumentet där du vill lägga till merge-fältet . Klicka sedan på " Infoga kopplingsinstruktion " --- det här kommandot ska visas på verktygsfältet eller under " Verktyg > Koppla dokument . " Du kommer att se en lista över alla de fält som du skapade i mottagarlistan . Till exempel satte fältet efter " Dear " i början av ditt brev , eller infoga någonstans i mitten av ditt brev där du nämnde personens preferenser glass .
6 Utför kopplingen. Välj " Avsluta och sammanfoga " på din verktygsfältet i Word . Du ges möjlighet att gå samman till en ny redigerbar fil som kommer att lista alla mottagarens individuella dokument , sammanfoga direkt till en skrivare eller slå samman till ett e-post med Microsoft Outlook .
