Microsofts Word 2007 mail merge -funktionen används för att skapa identiska dokument , men varje enskild handling innehåller unik information , t.ex. namn eller adress . I Word 2007 , de band eller grupper av kommandon visas i stället för den vanliga verktygsfältet . Kommandon är indelade i grupper av aktiviteter, såsom skapa , Starta koppling av dokument , Skriv och Infoga Fält . Använda guiden Koppla dokument , är det lätt att koppla namn och adresser för kuvert, etiketter eller dokument . Starta Koppla
Klicka på "Start Mail Merge " pil . En rullgardinsmeny visas . Välj det sista alternativet , " Steg för steg -guiden Koppla dokument . " Ett åtgärdsfönster visas som listar vilka typer av dokument du vill skapa , till exempel brev, kuvert , etiketter och så vidare . Klicka på den som är lämplig . Ligger precis nedanför denna rutan , kommer en annan ruta har ett start -länk som går med just den typen av dokument för att starta processen . Klicka på länken . Addera Välja en mall
I Koppla dokument fönstret , kommer du att ges möjlighet att använda det aktuella dokumentet som du har valt , till välja en mall eller att leta efter ett dokument för närvarande stängd . Om du vill använda en mall , klicka på " Börja med en mall . " När " Välj mall " länken visas klickar du på det . En dialogruta öppnas och visar olika alternativ . Om dokumentet är ett brev , väljer Letters fliken . Du kommer att kunna förhandsgranska de olika formaten på höger sida av skärmen . När du har beslutat om ett format att använda , klicka på den och klicka sedan på " OK . "
Valt mottagare
För en befintlig lista klickar på " Bläddra ". Leta reda på och öppna filen som du vill använda för mottagarna . Om listan finns i ett Excel-kalkylblad , välj " MailMergeList.xls . " En dialogruta öppnas . Välj tabellen som innehåller mottagarnas information som du kommer att sätta in kopplingsinstruktionerna i dokumentet . Enligt vad du heter området i kalkylbladet väljer du namn och adresser för din dokumentkoppling . Glöm inte att kolla på " Första raden med data innehåller kolumnrubriker " rutan . På så sätt fältetiketterna inte kommer att misstas för data på kalkylbladet . En Koppla dokument för mottagare dialogruta öppnas . Kolla bara namn och adresser som du vill använda . Använda rullgardinsmenyn beläget intill varje namn , kan du sortera , filtrera och förfina din list.The hälsning linje och adress blocket kommer redan infogas i mallen . Om du inte använder en förformaterad dokument , klicka på länkarna som finns till höger för att infoga motsvarande information . Om du klickar på Adress Block länken , kommer du att kunna formatera din adress . Du kan också välja matchande fält för att matcha den saknade adressfältet , eller använda drop -down -funktionen om du använder en Excel-mall . Nu förhandsgranska informationen . Klicka sedan på " Next : . Slutföra kopplingen " Ett fönster kommer att visas . Om du behöver göra ändringar , klicka på " Redigera individuella brev , " annars väljer
" Skriv ut. "
