Access är en databas som innehåller stora mängder data , vilket gör det till en enorm tidsbesparing i en dokumentkoppling . En dokumentkoppling innehåller huvuddokumentet en datakälla fil och sammanfoga fält . Merge-fältet infogas i huvuddokumentet , producerar personliga listor eller dokument som grundar sig på din begäran . Uppgifterna kan komma från en Access- tabell eller fråga . Du kan köra om samman för att få en uppdaterad lista . Instruktioner
1
Öppna ett nytt eller befintligt Word-dokument för kopplingen .
2
Klicka på " Utskick " fliken och gå till "Start Mail Merge " grupp . Addera 3
Klicka på " Steg för steg -guiden Koppla dokument " från " Start Mail Merge " .
4
Välj en dokumenttyp från " Koppla " rutan till höger . Klicka på " Next : Startdokument " och välj din start dokument
5
Klicka . " Nästa: Välj mottagare " och välj " Använd en befintlig lista " . Klicka på " Browse " för att hämta den Access-databas . Hitta och markera databasen i " Välj datakälla " fönstret och klicka på " Öppna " .
6
Markera tabellen eller frågan för kopplingen i " Select Table " och klicka " OK " . Den " Koppla dokument för mottagare " fönster laster . Igenom listan över mottagarna och avmarkera
7
Bläddra alla data som du inte vill inkludera . Klicka på " OK " för att stänga fönstret och återgå till huvudskärmen . Välj " Next " i åtgärdsfönstret .
8
Klicka " mer Artiklar " för att infoga kopplingsinstruktionerna från Access till Word . Den " Infoga kopplingsinstruktionen" skyltfönster .
9
Dubbelklicka på fälten som du vill lägga till . Fälten läggs till din sida under fönstret . Klicka på " Close " efter varje fält sätts .
10
Gå till Word-dokumentet och placera markören efter eventuella datalänkfält du vill formatera . Placera markören mellan olika fält och tryck på mellanslagstangenten för att lägga avstånd mellan dem , eller tryck på " Enter " för att visa ett fält på en annan linje .
11
tillbaka till åtgärdsfönstret och klicka på "Nästa " . Klicka på bakåt och framåt pilar i avsnittet Förhandsgranskning ( överst i åtgärdsfönstret ) att förhandsgranska listan innan den slås samman
12
Klicka . " Nästa: Slutför koppling av dokument " för att fortsätta . Välj "Skriv ut" eller " Redigera individuella brev " och klicka på " OK " för att slå ihop data .
