Den " Koppla dokument " -funktionen i Microsoft Word är ett kraftfullt verktyg som låter dig sammanfoga dokument med en datakälla . Sammanslagning ditt Word-dokument med en datakällor ger ett sätt för dig att skapa oräkneliga personliga eller anpassade kopior av dokumentet . Du kan använda verktyget Koppla infoga namn och adress eller för att skapa anpassade serialized fält i dina dokument . Möjligheterna till anpassning med verktyget är nästan obegränsade och möjliggöra Koppla datakällor i dina dokument är mycket enklare än du kanske tror . Instruktioner
Förbered dokument för Merge
1
Öppna Microsoft Word på din dator . Klicka på " Utskick " fliken och sedan " Start Mail Merge " på bandet bar . Klicka på " Letters . " Word öppnar ett tomt dokument .
2
Klicka på " Välj mottagare " alternativet på " Utskick " fliken . Klicka på " Använd Outlook-kontakter , " " Använd en befintlig fil datakälla , " eller " Skapa en ny datafil i Word . " Den " Använd Outlook-kontakter " alternativet kan du importera mottagare från din adressbok i Outlook . Med " Använd en befintlig datakälla fil " alternativet väljer du en lista som skapats i ett annat program , till exempel Access , Excel eller Anteckningar . Om du väljer " Använd en befintlig datakälla fil " alternativet , även på " Använd befintlig lista " och sedan bläddra till och markera den externa filen datakälla . Slutligen , kan du skapa en ny datakälla i Word genom att klicka på " Skapa en ny datafil i Word " alternativet . Om du väljer det sista alternativet , måste du ange detaljer för listan i pop - up rutan såsom namn och adress .
3
Klicka på " Redigera mottagarlista " på " Utskick Tab . " Redigera listan och lägga till eller ta bort poster från listan efter behov .
Utför Merge
4
Ange text eller grafik i dokumentet som behövs . När du kommer till en punkt i dokumentet där du vill infoga ett fält från datakällan , klickar på " Match Fields " -knappen på " Utskick " fliken .
5
Klicka på " Adress Block " knappen för att lägga till mottagarens namn och adress från datakällan . Alternativt , sätt " Hälsning Line" för att välja hur brevet kommer att behandla varje mottagare i datakällan . Exempelvis kan " Dear Joe ", " Dear Joe Doe " eller " Joe Doe ". Om du vill infoga ett enskilt fält vid samma punkt i varje dokument , klicka på " Skriv och infoga fält " -knappen . Välj fältet namn från datakällan infoga och klicka på " Infoga . " Det här alternativet är användbart för saker som att lägga ett medlemsnummer eller ID-kod från datakällan . På varje bokstav du genererar med Mail Merge , fylls Word fälten med olika data från datakällan .
6
Klicka på " Förhandsgranska resultat " på " Utskick " fliken . Klicka på " Föregående Record " eller " Nästa datapost " pilknapparna för att bläddra igenom bokstäverna i kopplingen . Granska varje en och se till Word befolkade fälten korrekt med hjälp av informationen i datakällan . Obs - . Om du hittar ett felaktigt formaterad brev eller någon använder fel information datakälla klickar " Redigera mottagarlista , " hitta raden som innehåller de felaktiga uppgifterna och rätta till det
7
Klicka på " Slutför och koppla " -knappen och sedan " Skriv ut dokument . " Välj att skriva ut alla dokument i uppsättningen eller endast den ena för närvarande i förhandsgranskningsfönstret .
8
Klicka på " File " och sedan " Print " på bandet bar . Efter Word skickar utskriften till skrivaren , klicka på " File " och sedan " Spara . " Addera
