Ordbehandling är ett tidskrävande arbete . När du gör det effektivt , en stor andel av den tid du spenderar göra det resulterar i innehållet för det färdiga dokumentet . Du kan ta många åtgärder för att uppnå detta resultat , inklusive visualisera det färdiga dokumentet - även när de inte gör ordbehandling. Andra åtgärder som främjar effektivitet avser skriva flöde , förkortningsexpansion och dokumenthantering . Håll Typing
En kontinuerlig ström av typning är generellt mer effektivt än att stanna och starta , revidera , och klippa och klistra . Håll skriva , och inte säkerhetskopiera till en annan del av ett dokument tills du avslutar ett utkast . Denna strategi omfattar inte stanna för stavfel . Det är naturligt att känna behovet av att rätta till ett misstag nu det händer . Men att göra så bryter flödet av tankar från sinne till handling , vilket dödar effektivitet .
Automatisk korrigering
Använd din ordbehandlare automatisk korrigering funktionen eller auto - expansionen funktionen att vända förkortningar till fullständiga ord eller ens fraser och stycken . Till exempel kan detta verktyg automatiskt och omedelbart förvandla din typning av " asap " in " så fort som möjligt , " eller " org " i " organisation . " Det ideala är att inte skriva alls , men förvandla dina tankar direkt i ord . Korta av detta ideal , kan du minimera ord du skriver , och därmed de fel du gör och den tid det tar att skriva ett dokument .
Typing Vs . Klicka
Medan du skriver , är det lättare att utföra ett behov kommando via tangentbordet än med musen , vilket kräver att du har potential att placera musen inom ett litet område av tusentals pixlar . Däremot är en tangenttryckning sannolikt inom närmare räckhåll för fingrarna . Tänk på hur ofta du klickar på ett kommando för att kopiera något till klippbordet istället för att trycka " Ctrl " och " C " samtidigt . Det krävs ansträngning för att lära sig och sedan påminna dig själv att använda kortkommandon , men den tid du sparar motiverar denna insats .
Mallar och Automation
använda mallar och ditt ord - bearbetning programmets automatisering har att göra de uppgifter som inte kräver åtgärder från användaren , och att du gör upprepade gånger . Till exempel , om du hittar dig själv börjar varje handling genom att återställa marginalerna till 1/2 tum i stället för standard 1,5 - tums marginaler , lagra inställningarna för marginaler i en mall . Då laddar den mallen när du börjar din nästa dokument . Om du måste hela tiden skapa tabeller från en lista med ord , spela in eller skriv en kort makro som utför denna uppgift på den markerade texten . Som med lära kortkommandon för att utföra kommandon , kommer det att ta lite tid att lära sig att skriva makron . Men den tid du spenderar är en investering med en bra chans för en hög avkastning .
