Du kan använda kopplade dokument för att skapa en uppsättning dokument som är i princip samma , men med varje dokument i uppsättningen innehåller unika element . Om ditt kontor vill bjuda in kunder för en julfest , kan namn och adresser klienterna lagras i en databas , och inbjudan skrivs på ett word-dokument . Använda dokumentkoppling kan du integrera texten i ett dokument för att skapa en unik inbjudan för varje klient . Instruktioner
1
Öppna Microsoft Word . Ett tomt nytt dokument visas på skärmen så fort du öppnar MS Word . Stäng inte tomt dokument .
2
Starta dokumentkoppling . Klicka på " Utskick " fliken i menyraden .
3
Klicka på " Letters . " När du klickar på " Koppla " flera alternativ visas . Till exempel , om du vill skicka en inbjudan till 50 kunder för ett kontor julfest , ska du välja " Letters . " Andra mail samgående inkluderar kuvert , adressetiketter eller e-postmeddelanden .
4
Förbered huvuddokumentet . I detta skede kan du skriva in eller kopiera och klistra in inbjudan texten i huvuddokumentet . Kroppen av brevet kommer att gälla för alla 50 klienter .
5
Klicka på " Välj mottagare " alternativet på " kopplingen " fliken . När du har huvuddokumentet klar kan du exportera en datakälla lista med namn och adresser att gå samman i ditt brev . Du kan exportera data källa från din Outlook-adressboken , en databas eller ett kalkylblad dokument .
6
Klicka på " Använd befintlig lista " att gå samman från en databas eller ett kalkylblad dokument . Leta sedan reda på namnen och adresserna fil i " Välj datakälla " dialogrutan . Om du inte redan har en databas eller ett kalkylblad dokument med en lista med namn och adresser , måste du skapa ett innan kopplingen proceduren .
7
Klicka på " Redigera Mottagare List . " När du har exporterat den datakälla namn och adress kan du selektivt redigera mottagarlistan . Du kan välja en lista över mottagare som du vill skicka en inbjudan .
