? Ett företag dokumenthantering ( EDM ) systemet , även kallat ett content management system ( CMS ) eller Enterprise Content Management ( ECM ) system är en multi - gränssnitt som tillåter användare att dela och communally redigera textinnehåll på ett effektivt och ordnat sätt. Nödvändigheten av Enterprise Document Management
När flera medarbetare arbetar på ett textdokument eller ständigt uppdatera ett kalkylblad eller en databas , ett vanligt problem som uppstår är att det slutar upp att vara många olika varianter av samma dokument . Även e-post uppdateringar till en central part kan vara en smärta , eftersom den personen fortfarande har att behandla alla uppdateringar i en enda fil och skicka den tillbaka ut till alla inblandade . Med ett dokumenthanteringssystem , dock kan alla parter komma samtidigt dokumentet , och det finns ingen anledning att skicka uppdateringar till de inblandade .
Kompetensen
Vissa dokument ledningssystem behandlar helt enkelt alla användare som kamrater och ge dem likvärdig tillgång till alla projektets innehåll . Andra ger begränsade ledande förmågor till individen ursprung projektet , att låta honom göra saker som tar bort andra från projektet . De mest intensiva dokumenthantering system , men har en separat ledning portal som ger dem möjlighet att ge användare olika nivåer av åtkomst . Addera ditt Google Docs
mest populära dokumenthantering system i världen är Google Docs , vilket är en kostnadsfri tjänst tillgänglig för alla med ett Google -konto . Användare kan ladda upp , ändra och dela textfiler , databaser , presentationer och kalkylblad som enkelt importera från och exportera till Microsoft Office-program som Word , Access, PowerPoint och Excel . Företag som bara behöver grundläggande tjänster för dokumenthantering förlitar sig ofta på Google Docs .
Andra gratis alternativ
För dem som föredrar att inte använda Google Docs , några alternativ är Buzzword , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo och Alfresco . Buzzword , utvecklat av Adobe , kan administratörer ge olika åtkomstnivåer för användare . Det håller också en logg över gjorda redigeringar . Fördelen med Zoho är nivån på dess funktionalitet. Zoho erbjuder ett fullt fungerande ordbehandlare , en personlig wiki och ett stort antal andra programtyper . Etherpad är trevligt eftersom det inte kräver att du registrerar dig för någonting . Peepel är en svit av program som integrerar med din webbläsare . OpenGoo , som namnet antyder , är gjord för att vara Google Docs för dem som inte vill använda Google . Alfresco är avsedd att vara ett gratis alternativ för dem som behöver det full funktionalitet av premien program såsom Documentum .
Premium Program
Fyra av de mest populära dokumenthantering program är Open Text , SharePoint och Documentum . Alla dessa program innehåller komplexa dokumenthantering , community management , kapitalförvaltning och innehåll rapportering .
