Microsofts e-postprogram , Outlook , har ett antal andra funktioner produktivitet management -användare dra nytta av . Outlook lagrar alla data Outlook processer i Personal Storage tabell ( PST -filer) . Dessa filer kan skapa problem med redundans och dataintegritet . Dessa problem blir förstorad på nivån av affärssystem som kör hela företag . Förvaring
Eftersom Outlook PST-filer lagra alla de data som en datoranvändare får åtkomst eller förvaltar via Outlook , kan dessa filer börja lagra dubbletter eller ännu fler kopior av samma dokument inom sig . I fallet med säkerhetskopior kommer den uppsvälld filen sedan ta upp dubbelt så mycket minne som tidigare. I ett företag inställning , kommer detta lägga upp om många anställda använder Outlook för att hantera många av sina handlingar .
Lokala Disk Storage
Outlook PST- filer lagras lokalt på en dator i sig och inte på företagets server . Detta kan skapa problem för IT-avdelningen . Medan de har full tillgång till filer på företagets servrar , åtkomst till filer på en enskild dator är mer tidskrävande . Detta stör IT-avdelningens förmåga att hantera företagets filer på ett effektivt sätt . Undersöka innehållet i en användares lokala enhet innebär att logga in på maskinen på distans för att bläddra bland filerna . För stora företag med många anställda , kan det vara hopplöst tidskrävande .
Dokument Discovery
Bristen på IT- tillgång till företagets filer kan bli särskilt problematiskt i fall bolaget blir indragen i rättsfall . Den andra parten har rätt att begära vissa handlingar genom upptäckten , och med alla filer på en central server IT-avdelningen kan snabbt hitta och hämta dessa dokument . Men , kommer dessa rättsliga mandat omfattar även företag relaterade dokument i PST- filen på enskilda användares datorer . För att undvika allvarliga rättsliga problem , administratörer har att göra medarbetarna ta tid från arbetet att söka igenom sina egna filer . Addera Data korruption
Enligt säkerhetsföretaget Symantec , PST-filer är mycket sårbara för dataförluster när de närmar sig sin maximala storlek på två gigabyte . Förlusten av två gigabyte data som inte backas upp på ett företag server skulle kunna utgöra ett allvarligt bakslag för den anställde , och om ett särskilt viktigt dokument försvinner , företaget . Detta kan också leda till många timmar av bortkastad tid för IT-avdelningen att försöka reparera skadade PST-filer .
