Eftersom de elektroniska rekord format förändras så snabbt och filformat kan endast öppnas av vissa program , har det funnits en ovilja att förlita sig på egna programvaror för att arkivera elektroniska dokument . Trots att PDF-formatet uppfanns av Adobe , specifikationerna för att läsa och redigera ett PDF-dokument finns tillgängliga för tredje part utvecklare och användare behöver inte förlita sig på Adobe för att öppna dokumenten . Av denna anledning har arkivarier börjat förlita sig på den PDF /A filformat för arkivering elektroniska register . Saker du behöver
Computer
Internet Review PDF dokument Review PDF redigeringsprogram
Visa fler instruktioner
1
Förstå skillnaden mellan en vanlig PDF och PDF /A. Enligt International Organization for Standardization , är PDF /A ett filformat baserat på PDF , som " ger en mekanism för att representera elektroniska dokument på ett sätt som bevarar dokumentens visuella utseende över tid , oberoende av de verktyg och system som används för att skapa , lagra eller göra filerna . " En PDF /A -fil är en permanent PDF som är formaterad så att den kan hämtas i samma form under en lång tidsperiod .
2
Öppna PDF-dokumentet du vill arkivera i Adobe Acrobat 8.0 eller högre eller en tredje part källa redaktör . Se Resurser 1 för en komplett lista av PDF skapa programvara .
3
Review vilka delar är i PDF . För en PDF för att vara kompatibel med PDF /A-formatet det måste vara 100 procent innehöll , vilket innebär att inga yttre faktorer krävs för det dokument som ska visas . Teckensnitt, bilder , grafik och färg måste bäddas in i dokumentet . I Adobe Distiller , klicka på Inställningar högst upp i menyraden och välj Redigera PDF-inställningar . Här kommer du ha möjlighet att bädda in typsnitt , bilder och färger . Video och ljud element kan inte ingå i PDF /A.
4
Input metadata i dokumentet så att det blir sökbart . PDF metadata innehåller sökord , den version av PDF som används och namnet på det program som skapade PDF-dokumentet . För att mata in metadata i Adobe Acrobat , klicka på Avancerat på i det övre verktygsfältet . Från rullgardinsmenyn klickar dokumentmetadata .
5
Spara dokumentet i ett arkiv . Ett arkiv kan vara en säker extern server , hårddisk eller en guld- dvd . De media som du väljer att lagra din arkivering PDF beror på vad som är mest trygg i ditt kontor eller hushåll .
