Microsoft Word innehåller en kraftfull dokumentkoppling funktion som tillåter dig att slå samman data från en extern källa ( MS Excel , MS Access , textfiler , etc. ) till en MS Word-dokument . Du kan använda sammanslagningar för att skapa standardbrev , kuvert , etiketter , listor, kataloger , eller ens att skapa en personlig e - post till mottagare i adresslistan . För många merge applikationer , kan uppgifterna innehålla siffror och /eller datum . Ofta finner vi att de kopplade dokumenten är felaktig formatering för dessa siffror eller datum . Till exempel kan vi ha en " Lön " fältet i en MS Excel- kalkylblad som vi går samman och vår handling , men vi tycker att det sammanslagna området inkluderar inte kommatecken eller " $ " prefixsymbol . Eller vi kan ha datum på vårt kalkylblad som formateras felaktigt ( eller ännu värre , inte formaterat som datum alls ) . Den här artikeln visar hur du enkelt kan styra formateringen för sammanslagna datum och siffror . Det är alltid bra att tillämpa denna teknik för alla datum och siffror i dina sammanslagningar ( även om formateringen visas korrekt på första förhandsvisning ) . Detta bidrar till att säkerställa en konsekvent formatering som är lämpligt för din sammanslagning ansökan . Saker du behöver
Computer
Microsoft ( R ) Word 2002/XP , 2003 , 2007 Review Microsoft ( R ) Excel ( Valfritt. .. används för datakälla i exemplen )
Visa fler instruktioner
1
här artikeln förutsätter att du har kopplade dokumentet på plats och är förtrogen med MS Word merge verksamhet . Under denna artikel kommer vi att illustrera med en mycket enkel MS Word 2003-dokument med en MS Excel 2003-kalkylblad ( innehåller data för merge ) .
2
Öppna din MS Word-dokument och infoga kopplingsinstruktionerna som lämplig för din applikation . Som standard , MS Word infogas fält utan brytare ( så inga speciella instruktioner vad gäller formatering ) . Till exempel syften här , ska vi titta på ett enkelt dokument som innehåller sammanslagna data från MS Excel som innehåller följande områden : efternamn, förnamn , DOBirth , DOHire , lönen och Soc - Sec Matchnr
3
Förhandsgranska kopplingen resultat för att se hur dina siffror och datum visas utan någon formatering instruktioner . Även om formateringen visas acceptabla på förhandsvisning , du borde verkligen tillämpa formatkoder beskrivs nedan . Annars kan det hända att vissa poster inte formatera konsekvent . Observera också att genom att tillämpa dessa formatkoder , du har fullständig kontroll över hur datum och siffror visas . Detta bidrar till att säkerställa din sammanfogningsutdata verkar polerad och professionell . På Förhandsgranska i MS Word 2002/2003 , klicka på " Visa kopplade data " -knappen på verktygsfältet Koppla . På Förhandsgranska i MS Word 2007 , klicka på " Förhandsgranska resultat " på Mailing fliken . Om du ser koderna ser ut { MERGEFIELD Namn } " osv , tryck ALT - F9 .
4 p Det finns ett par sätt att enkelt sätta switchar till dina befintliga fältkoder att styra formateringen för antalet eller datumfält . I detta steg kommer vi att illustrera hur du sätter switchar som använder MS dialogrutan Word Field . I steg 6 , ska vi illustrera hur man sätter in koderna direkt i dokumentet ( utan att använda en dialogruta ) . Om du vill öppna fält dialogrutan , högerklicka på fältet och välj sedan " Redigera fält ... " . Därefter klickar du på " Field Codes " på denna dialogruta .
5
Avancerade Fältegenskaper visas på höger sida i den här dialogrutan . Fältkoderna fältet redan innehåller namnet på fältet föregås av koden " MERGEFIELD " . Till exempel , kan den säga " MERGEFIELD DOBirth " . Formatera switchar kan fogas till detta värde som behövs . För ett datumfält heter DOBirth , kan vi skriva något som MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , yyyy" . Observera att datumformatet omkopplaren måste börja med " \\ @ " . Se steg 10 för exempel på andra datum och siffror format switchar .
6
steg 4 och 5 , införd vi formatering växlar med hjälp av MS dialogrutan Word Field . I detta steg , vi får se hur du lägger till dessa växlar direkt till dokumentet ( inne fältkoderna ) utan att använda en dialogruta . Om du vill redigera eller granska växlar till en enda merge fält , bara högerklicka på merge-fältet och välj " Växla fältkoder " . Upprepa för att dölja de koder och återgå till att visa bara fältnamnet . Med fältkoderna synliga , kan du skriva format växlar till höger om fältet namn .
7
att växla synligheten för alla koder i dokumentet trycker du på ALT - F9 ( håll ALT samtidigt som du trycker på F9 ) . Alternativt , kan du växla synligheten för alla koder som använder MS Word menyerna ... i MS Word 2002/2003 , välj Verktyg , Alternativ, Visa , Fältkoder ... i MS Word 2007 väljer du Office -knappen , Word-alternativ , Avancerat , Visa dokumentinnehåll , Visa fältkoder . När du kan se fältet (er ) , kan du helt enkelt klicka inne längst till höger } markeringen och ange önskat switch . Till exempel , om fältet koden var " { MERGEFIELD DOBirth } " kan du redigera och sluta med " { MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , yyyy " } " .
8
Oavsett vilken metod du använder för att lägga till formatet byta till ditt område , kom ihåg att alla antal växlar måste börja med " \\ # " och alla datum växlar måste börja med " \\ @ " . Kom också ihåg att datum växlar då är inneslutna i citationstecken ( vanligen inte nödvändig antal växlar ) . I steg 9 och 10 , kommer vi att ge exempel för nummer och datum switchar , respektive. Om ändå inte säker på vilka växlar att använda , ta en titt på de tips där vi avslöjar hur man samla koder med MS Excel .
9
Antal växlar måste börja med " \\ # " . Om inte din formatet är komplex ( eller innehåller text eller mellanslag ) , behöver du inte oroa dig med omslutande formatet omkopplaren i citationstecken . " 0 " används för att tvinga en siffra , medan " #" används för att visa en siffra endast om det finns. Till exempel , skulle värdet 23 formaterats med " 0000 " visar " 0023 " . Samma värde på 23 formaterad med " # , # # 0 " skulle visas som " 23 " . En period " . " Betecknar läget för decimal . Ett kommatecken " , " används för siffergruppering , som förväntat . För att lägga till text i resultatet , helt enkelt bifoga i enkla citattecken . Till exempel , för att formatera 123456789 som " 123-45-6789 " formatet brytaren är " 000' - '00 ' - 0000 " . Klicka på bilden till vänster för exempel .
10
Datum växlar måste börja med " \\ @ " , och det datumformat partiet måste omges av citattecken . Använd " M " ( måste vara versaler ) för månaden . För mars , " M " = 3 , " MM " = 03 , " MMM " = Mar , och " MMMM " = mars . Använd " d " för dagen , där " d " = 4 , " dd " = 04 , " DDD " = Fre , och " dddd " = fredag. För året , använd " yy " eller "åååå " . För de timmar , använd " h " eller " hh " för timme , " m " eller " mm " för minut och " AM /PM " för att inkludera AM /PM beteckning . Typiska format switchar för datumen inkluderar " MM /dd /åååå " eller " MMM d , yyyy" . Att inkludera andra texten i resultatet , helt enkelt bifoga i enkla citattecken . Klicka på bilden till vänster för exempel .
11
Var medveten om att andra brytare kan fogas till växeln koderna ( förutom ditt nummer eller datumformat switch ) . Dessa växlar börjar alltid med " \\ * " och kan användas för att styra sådana saker som alla caps ( \\ * Upper ) , gemener ( \\ * Lower ) , första bokstaven cap ( \\ * Caps ) , olika talformat , etc . du kan skriva in dessa manuellt , eller för vissa växlar kan du välja knappen på Field dialogrutan . Klicka på " Göm Codes " om nödvändigt , sedan se alternativen under " Field Properties " .
12
En mycket användbar switch bland dem som refereras i steg 11 är " \\ * MERGEFORMAT " . Denna switch tvingar MS Word för att behålla formateringen när fältet värdet uppdateras . Till exempel , om du använder fet eller teckensnittsformatering till merge-fältet , då formateringen bevaras när nya värden slås ihop . Du kan bifoga denna växel precis som antalet \\ # och \\ @ switchar , eller helt enkelt välja " Bevara formatering under uppdateringar " alternativet på dialogrutan Fält .
