Du kan använda Microsoft Word för att skicka personliga e-postmeddelanden till en massa lista över mottagare . Via kopplade dokument i Word , kan du skicka en massa mail personligen riktat till varje person . Med dokumentkoppling , är varje person den enda mottagaren av det specifika e-postadress. Det kan spara mycket tid om du regelbundet skicka personliga massa mail till folk i adresslistan . För att dra nytta av dokumentkoppling för e-post måste du ha MAPI-stödd ( Messaging Application Program Interface ) e-postklient , till exempel Microsoft Outlook , som ska ansluta till Microsoft Word . Saker du behöver
Microsoft Word Review Microsoft Outlook Review Adresslista
Visa fler instruktioner
1
Öppna Microsoft Word . Klicka på " Utskick "-fliken. I "Start Mail Merge " -grupp , " Starta koppling av dokument . " Klicka på " e-postmeddelanden. "
2
Länk dokumentkopplingen till adresslistan . Börja med att klicka på " Utskick " fliken . I " Start Mail Merge , " klicka " Välj mottagare . " Klicka på " Välj från Outlook-kontakter " om du vill använda din lista Outlook adress . Annars klickar du på " Använd befintlig lista " för att ansluta till en Excel adresslista , HTML -fil , elektronisk adressbok eller textfil .
3
Välj de mottagare du vill att e-post . Om du inte vill skicka alla kontakter du har i din adress listan , klicka på " Utskick " fliken och välj " Redigera mottagarlista . " Du kan välja personer som du vill inkludera eller klicka på " Filter " att filtrera adresslistan från vissa kategorier, till exempel företagets namn eller ort .
4
Skapa kroppen av e-postmeddelandet du vill skicka . Skriv det innehåll som du vill ska förbli konstant under hela den grupp av mottagare .
5
Ställ upp platshållare , annars känd som kopplingsinstruktioner . Dessa är de delar som kommer att förändras för varje mottagare och anpassa budskapet . Varje kolumnrubrik som du har i din adresslista kan infogas som ett fält i mailet . På " Utskick " fliken , klicka på " Match Fält " i " Skriv och infoga fält " grupp . De " Match Fields " dialogruta visas , där du kan se till att Word ska kunna matcha fälten till höger bit data . Klicka på drop - down menyer på rätten att välja kolumnrubriker från din adresslista som du vill använda som fält i e-post . Välj bara de du vill använda .
6
Klicka i dokumentet där du vill skriva in ett merge-fält , till exempel en adress blocket , hälsning linje eller enskilt fält . Klicka på " Utskick "-fliken. Alla de kommandon du behöver finns i " Skriv och infoga fält " grupp .
7
Lägg en hälsning linje genom att klicka på " Hälsning Line" -knappen . Ange vilket format du vill ha för hälsning linjen . Klicka på " OK . " För att lägga till ett enskilt fält , t.ex. förnamn på den person , klicka på " Infoga kopplingsinstruktion . " Välj det fält du vill ha och klicka på " Infoga . "
8
Förhandsgranska kopplingen när du har slutfört meddelandet . Klicka på " Förhandsgranska resultat " i " Förhandsgranska resultat " grupp på " Utskick " fliken .
9
Skicka e-postmeddelanden när du är redo att slutföra kopplingen . Klicka på " Slutför och koppla " på " Utskick " fliken . Välj " skicka e-postmeddelanden . " I " Till "-fältet , välj kolumnrubriken för e-postadress som du använder för din adresslista . Ange ett ämne för meddelandet . Välj " HTML " i " Mail Format " fältet för att skicka en formaterad version av meddelandet i själva e-postmeddelandet .
