Microsoft Excel kan vara ett mycket användbart verktyg för att utforma både kalkylblad och databaser . Den mängd olika format tillgängliga för Excel användaren gör programmet användbara för att visa komplicerade finansiella data på ett sätt som även icke - tekniska användare kan förstå . Att hålla dessa icke - tekniska användare i åtanke kan hjälpa dig att utforma ett användarvänligt Excel databas som fortfarande ger alla funktioner du behöver . Instruktioner
1
igenom kolumnerna i Excel databas och leta efter alla celler som visas som " # # # # # # # # . " Detta är en indikation på att kolonnen är för smal för att visa all text . För att bredda kolumnen , helt enkelt placera markören i det nedre högra hörnet på kolumnrubriken och dra den åt höger . Fortsätt ändra storlek på kolumnerna tills alla data visas korrekt .
2
Ändra kolumnrubrikerna vara mer beskrivande . Som författare av databasen , kan du veta exakt vilka uppgifter varje kolumn visas , men andra som använder det kanske inte har samma kunskapsnivå . Gör kolumnrubrikerna så beskrivande som möjligt , och använda så mycket utrymme som du behöver för att göra dessa kolumnrubriker nytta för slutanvändarna .
3
Skydda eventuella databasen celler som innehåller formler . En användare kan misstag ändra en cell värde och förstöra den underliggande formeln . Det kan innebära timmar av arbete från din sida för att reparera skadan och få Excel -databasen för att visa den information du vill ha . Om användarna inte behöver göra ändringar i dokumentet , kan du skydda hela filen genom att kräva ett lösenord för att göra några uppdateringar .
4
ändra formatet på de numeriska fälten för att vara mer användbart att avsluta användare. Använd valutan format för alla finansiella uppgifter , och visa decimaler som behöver vara . Standardformat för siffror är inte särskilt användbar , så ändra till ett bättre format baserat på innehållet i kolumnen . Vill visa negativa tal i rött
5
Använd villkorsstyrd formatering och göra andra viktiga data sticker ut . Till exempel kan du visa försäljningen på över $ 1.000 i ljust grönt för att dra mer uppmärksamhet till de viktigaste personerna .
6
Lägg tabeller och diagram till Excel databas . Excel-dokument är perfekt för överföring av information , men de är inte alltid användarvänlig . Visar din information grafiskt gör det lättare för alla användare att förstå .
