elektronisk dokumenthantering ( EDM ) system ersätter gammaldags arkivskåp som är fyllda med manila mappar och papper . Idag är arbetstagare i juridiska , medicinska, statliga och privata kontor lagra och hämta poster via datoriserade system . Denna omvandling resulterar i miljövänliga metoder för lagring , lägre kostnader och enklare och snabbare åtkomst för flera användare av samma dokument . Go Green
Elektroniska dokument sparar träd över hela världen . Föreningen of Records chefer och administratörer rapporter som varje US arbetstagare årligen förbrukar 10.000 ark kopieringspapper , vilket är ekvivalent med 1,25 träd per person. Returpapper sönderdelas till skadliga metangas , medan Pappersindustrin skördar 42 procent av industriellt virke varje år , säger ARMA . Papperskopior av affärshandlingar ökar även bränsleförbrukningen eftersom företagen måste transportera sina handlingar till offsite lagringsanläggningar och sedan hämta dem . Genom att konvertera till en EDM -processen , kan företagen skydda jordens skogar och minska bensin användning . Fler medarbetare kan arbeta från sina hem när de kan komma datoriserade journaler från säkrade webbplatser eller servrar . Denna högre distansarbetare innebär mindre trafik och utsläpp från bilar .
Besparingar
Datoriserade journaler översätta till kostnadsbesparingar för en organisation . Polisen i Elk River , Minnesota , omvandlas till en EDM -system , vilket räddade avdelningen $ 17.000 i kopieringspapper . Chief Jeffrey Beahen säger hans besättning gick igenom 2,2 ton varje år , enligt online- artikeln " Association of Records chefer och administratörer : ? Kan RIM Save The World " Dessutom , 5 procent av alla pappersbilder journaler hamna missriktad , och ett förlorat dokument kostar ett företag ungefär $ 250. Och för att ytterligare belysa de kostnader för pappersdokument kontra elektroniska journaler , BuyerZone.com uppskattningar som den genomsnittliga arbetstagaren tillbringar mellan 86 och 216 timmar per tufft år arkivering kopior av journaler . Det kostar ett bolag mellan $ 1700 och $ 4300 varje år baserat på en anställd som tjänar en timlön på $ 20.
Tillgång
Hämta elektroniska journaler är lättare än arbetar med papperskopior . I en typisk kontorsmiljö , är ett pappersdokument kopieras 19 gånger eftersom flera anställda måste arbeta med samma uppgifter , säger ARMA . Men mer än en anställd kan titta på ett elektroniskt dokument på samma gång . En arbetsgivare kan enkelt styra vem som kan visa och ändra datoriserade register , plus säkerhetsfunktioner kan en chef för att se vem som har åtkomst till vissa filer . Säkerhetsfunktioner som lösenord hjälper även företag skydda mot en missnöjd anställd eller konkurrent få inträde i viktiga filer . En annan fördel med EDM är en snabb återhämtning av filer under en katastrof såsom en brand , översvämning eller kontor inbrott . Säkerhetskopior ofta lagras offsite som en försiktighetsåtgärd mot en nödsituation .
