En databas kan vara ett underbart verktyg som hjälper dig att organisera bara om någon typ av information som kan organiseras . De flesta databaser manualer använder en referens arkivskåp att lära folk begreppen och detaljer bakom databasen . Vid sitt hjärta , är databasen ingenting mer än en samling av information som lagras på ett sätt som du kan lagra och hämta på ett meningsfullt sätt . Instruktioner
1
Öppna en ny tom databas . När du öppnar en databas , kolla för att vara säker på en tabell skapas för dig . De flesta databasprogram kommer att starta ett nytt bord för dig , men vissa kommer att kräva att du kan bygga ett nytt bord .
2
uppgifter Store i din tabell . Du kan bara börja skriva dina data . För att se till att dina uppgifter är vettigt och kommer att arbeta under resten av databasen , försök att organisera dina data så att varje rad , eller spela in , innehåller information om en sak . Till exempel , om din data om människor , satte data om en person på varje rad . Om dina data är om datorer , lägga in information om en dator på varje rad .
3
Skapa ett nytt formulär . Formulär används för att hjälpa dig placera data i en databas . När du matar in data i ett formulär , du sätter verkligen uppgifterna i de tabeller som finns bakom dem . När du skapar ett formulär och ditt bord är fortfarande öppen , kommer de flesta databaser bygger automatiskt en form som matchar den tabell som du just skapade . Detta formulär kommer att göra det lättare för dig och andra att mata in data i tabellen . Du kan redigera formuläret för att inkludera bättre beskrivningar av de uppgifter som ska anges .
4
Skapa en ny fråga . I många databasprogram , kommer det att finnas en guide som du kan använda . Svara på frågorna i Frågeguiden för att avgöra vilka data som du vill visa och hur du vill att det visas . En fråga används för att ställa en fråga om data i databasen och ge dig ett svar . Frågor är mycket användbart när du har massor av data eller komplexa data .
5
Skapa en rapport . Återigen kommer de flesta databaser har en guide som hjälper dig att skapa rapporten . Guiden kommer att fråga dig att svara på ett antal frågor om de data som du vill visa , hur du vill att den ska visas , och hur du vill att data sorteras . Du kan göra en rapport baserad på en tabell eller en fråga . Rapporterna är användbara när du vill skriva ut data från databasen .
6
Fortsätt lägga data. Använd ytterligare tabeller för att lägga till mer information om andra typer av information . Som en grundläggande regel är att använda en tabell för att beskriva en uppsättning av saker. Varje post , eller raden i tabellen innehåller all information om en av dessa saker . Använda frågor, rapporter och formulär kan du fyller i dina uppgifter , se dina data och skriva ut dina data .
