Microsoft Access , som de flesta databasprogram , innehåller ett fält för varje rad av uppgifter som unikt identifierar varje post . I Access , är detta område som kallas primärnyckel fältet . Exempel på ett primärnyckelfält inkluderar ID-nummer , ordernummer och uppgift datum . När frågor utelämna dessa primärnyckelfält , hittar du duplicerade värden som visas på din rapport . Tekniskt sett dessa resultat är inte verkliga dubbletter som primärnyckel fält för posterna inte skulle matcha . Dock ger tillgång ett sätt att undertrycka dessa fält med redundant data för att effektivisera din rapport. Dessa steg undertrycka register där alla värden i fältet returneras av frågan är lika . Instruktioner
1
Öppna en befintlig fråga i Access eller skapa en ny fråga med Frågeguiden för att markera de poster som du vill visa i rapporten .
2
Inkludera i frågan bara områden som innehåller dubbla uppgifter . Om du har ytterligare primärnyckelfält eller fält inklusive unika data i frågans resultat , kommer de duplicerade data i de rader som har en identifierare inte undertryckas . Till exempel , om du har två rader med data inklusive Beställningsnummer , namn och adress och namn och Adress-fälten innehålla dubbla uppgifter men ordernummer fält inkluderar unika data , kommer raderna inte undertryckas . Om du utelämnar fältet Order nummer från frågeresultat , kommer det duplicerade Namn och adress fältet undertryckas eftersom det inte längre finns några unika data som är associerade med den raden . Välj " Design
3
Visa " från vyn alternativen i sidhuvudet menyn .
4
Öppna " Egenskapsblad " genom att högerklicka på ett tomt område på frågan och välj" Egenskaper " eller så kan du välja " Egenskapsblad " från " Visa /dölj " -menyn i sidhuvudet . I egenskapslistan , hitta den egendom som heter " unika värden . " Ändra egenskapen för " unika värden " till " ja . " När den här egenskapen är inställd på " ja , " du kommer inte längre att kunna redigera fält eller ändra data i frågan vyn . Frågan
5
Run och visa resultatet i databladsvyn . Alla duplicerade värden ska undertryckas i dina frågeresultat .
6
Skapa din rapport med den modifierade frågan med de undertryckta dubblettvärden . Din rapport innehåller endast den första förekomsten av den dubbla värdet i resultaten . De återstående dubblettposter dölja vyn .
