Med bekvämligheten av modern PC , är arkivskåp snabbt blivit en anakronism . Företag från hela världen har stadigt gått över till att använda elektroniska dokument för att spara på papper kostnader , men också för att minska röran . Med den breda tillgängligheten av dokument skannrar , elektronisk lagring av dokument är enklare än någonsin . Saker du behöver
Scanner
Computer
dokumentförstöraren
Visa fler instruktioner
1
Välj en bra scanner för att minska papper röran . Du bör leta efter en scanner som är känd för sin snabbhet , eftersom ingen vill spendera timmar skanna sina viktiga papper . Tänk hur många dokument du har nu som ska skannas , liksom dokument du vill skanna i framtiden . Leta efter en scanner som möter en bra blandning av värde och hastighet .
2
Utse dokument som ska skannas . Skanna alla dokument du har kanske inte nödvändigt i jakten på att minska papper röran . Välj relevanta dokument som du kan behöva för att hänvisa till senare . Utarbeta en prioritetsordning och planerar att skanna prioriterade dokument först .
3
Scanna dina dokument för förvaring . Öppna avsökningsyta på skannern och lägg dokumentet platt mot det , bilden nedåt . Stäng skannerlocket och tryck på Skanna för att aktivera skannern . Vänta tills skanningen är klar innan du öppnar locket och skanna ett annat dokument .
4
Skapa ett register för att hålla reda på dina dokument . Lika viktigt som att minska papper röran är att undvika datorn röran , som ingen vill ha att skura sin dator för ett viktigt dokument som de behöver . Klassificera dina dokument efter månad och år , samt av kategorier som ekonomiskt , personligt , skatter , affärer och så vidare . Namnge dina filer tydligt och beskrivande för enkel lokalisering senare .
5
Bli av dina pappersdokument . Beroende på hur känslig informationen på dina dokument , bör du använda olika metoder för omhändertagande för att möta situationen . Tänk fragmentering ekonomiska, personella och andra känsliga dokument . Riv i hälften eller helt enkelt återvinna andra mindre viktiga dokument .
