? Document Imaging är en process där digitala bilder av fysiska dokument skapas och sparas på en dator med hjälp av en scanner . En scanner är en apparat som liknar en kopieringsmaskin som optiskt skannar en bild , till exempel ett foto eller handskrivet dokument , för att skapa en digital kopia . Document scanning kan ha många potentiella fördelar jämfört med traditionella pappersdokument lagring . Utrymmeskrav
En fördel med skanning av dokument är att det kan ge stora mängder information som ska lagras i ett litet område . Fysiskt arkivering och hämtning av pappersdokument tar en avsevärd tid och ansträngning och kräver arkivskåp som kan ta upp hela rum tillägnad förvaring . En enda dator hårddisk kan lagra motsvarande hundratals arkivskåp värde av fysiska dokument som digitala bilder . Addera Kommunikation
annan viktig fördel med skanning av dokument är att det möjliggör information som skall skickas till andra snabbt och enkelt . Ett skannat dokument kan skickas till andra över hela världen nästan omedelbart som en e-postbilaga , medan fysiska dokument kan ta dagar eller veckor leveranstid via vanlig post -och paket , och kan vara mycket kostsamt .
Data Access
hitta specifika dokument i stora arkivskåp är besvärligt , och tid kan slösas bort söker efter dokument som har tagits bort , som aldrig har lämnats , eller som har arkiverats fel . Document scanning möjliggör digitala databaser av dokument som kan sökas snabbt utifrån kriterier såsom nyckelord eller dokument titlar . Detta kan avsevärt öka effektiviteten i tillgång till data och bedriva forskning , och kan tillåta flera användare tillgång till samma information samtidigt .
Säkerhetskopior
Scanning tillåter användare att skapa säkerhetskopior av dokument för att förhindra förlust av data . Skapa fysiska kopior av dokument kräver tid , bläck eller toner och papper , men att skapa kopior av digital information är så enkelt som att ansluta en extern hårddisk till en dator och dra de filer du vill kopiera i fönstret på den nya hårddisken . Även kompakta lagringsenheter som flash-enheter har potential att hålla miljontals ord i skannade dokument och kan tillåta användare att transportera dokument i en bärbar och användarvänlig form . Addera redigera dokument
Skanna dokument tillåter användare att redigera eller ändra dokument med datorprogram som bildredigerare och ordbehandlingsprogram . Detta kan göra det möjligt för användare att lägga till kommentarer och anteckningar till dokument utan att ändra det ursprungliga dokumentet : en ny version kan sparas varje gång som ändringar eller ändringar görs Addera
.
