Det bästa sättet att kopiera och klistra in ett Word -dokument eller JPEG med bilder i ett e -postmeddelande beror på vad du vill att mottagaren ska se och hur du vill att de ska interagera med det. Här är en uppdelning av olika metoder och deras för- och nackdelar:
1. Bifoga filerna (rekommenderas för de flesta fall)
* hur: Detta är den * mest pålitliga * och * rekommenderade * metoden.
* I din e -postklient (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.), leta efter en "bifogad" -knapp (vanligtvis formad som ett pappersklipp).
* Klicka på "bifoga" och bläddra sedan i datorn för att hitta orddokumentet (`.docx` eller` .doc`) och/eller JPEG -bildfilen (`.jpg` eller` .jpeg`).
* Välj filerna och klicka på "Öppna" eller "bifoga."
* pros:
* bevarar formatering: Håller den ursprungliga formateringen av ditt Word -dokument eller full upplösning av din JPEG -bild.
* Hög kvalitet: Mottagaren får den exakta filen du tänkte.
* lätt att redigera: Mottagaren kan enkelt ladda ner och redigera Word -dokumentet (om du delar ett dokument).
* bäst för komplexa dokument: Om ditt dokument har intrikat formatering, tabeller eller specifika teckensnitt är bifogning det säkraste sättet att säkerställa att det visas korrekt.
* nackdelar:
* Mottagarens behovsprogramvara: Kräver att mottagaren har ord (eller ett kompatibelt program) för att öppna orddokumentet och en bildvisare för att öppna JPEG.
* något mindre bekvämt: Mottagaren måste ladda ner bilagan.
2. Infoga jpeg -bilden direkt i e -postkroppen (för enstaka bilder)
* hur:
* I din e -postklient letar du efter en "Infoga bild" -knapp (ser ofta ut som en bildikon).
* Klicka på "Infoga bild" och bläddra i datorn för att hitta JPEG -filen.
* Välj filen och klicka på "Öppna" eller "Infoga." Bilden kommer att visas direkt i kroppen på din e -post.
* pros:
* Enkel visning: Mottagaren kan se bilden omedelbart inom e -postmeddelandet.
* bra för snabb delning: Perfekt för att dela ett enda foto eller en grafik.
* nackdelar:
* kan minska bildkvaliteten: E -postklienter komprimerar ibland bilder, vilket kan göra att de verkar suddiga eller pixelerade.
* inte lämpligt för dokument: Denna metod fungerar bara bra för enskilda bilder.
3. Kopiering och klistra från ordet (begränsad användbarhet, ofta problematisk)
* hur:
* Öppna orddokumentet.
* Välj den text och bilder du vill kopiera.
* Tryck på Ctrl+C (Windows) eller CMD+C (MAC) för att kopiera.
* Öppna din e -postklient.
* Klicka i e -postkroppen där du vill klistra in.
* Tryck på Ctrl+V (Windows) eller CMD+V (MAC) för att klistra in.
* pros:
* Enkelt för små mängder text: Snabb för att kopiera ett kort stycke.
* nackdelar:
* Formateringsproblem: * Detta är det största problemet.* Words formatering går ofta förlorad eller förvirrad när det klistras in i ett e -postmeddelande. Teckensnitt kan förändras, avståndet kan vara av och bilder kanske inte visas korrekt eller alls.
* Bildproblem: Bilder är ofta inbäddade konstigt och kanske inte visas korrekt för mottagaren.
* inte pålitlig: Resultaten kan variera mycket beroende på din e -postklient och mottagarens e -postklient.
* Rekommenderas vanligtvis inte: Undvik den här metoden såvida du inte absolut behöver kopiera en liten bit vanlig text.
4. Ta en skärmdump (för visuell display, lägre kvalitet)
* hur:
* Öppna orddokumentet eller JPEG -bilden på din skärm.
* Tryck på knappen "Print Screen" (Windows, ofta märkt "PRTSCN" eller liknande). På en MAC använder du CMD+Shift+3 (helskärm) eller CMD+Shift+4 (välj en region).
* Öppna ett bildredigeringsprogram (som färg i Windows eller förhandsgranskning på Mac).
* Klistra in skärmdumpen (Ctrl+V eller CMD+V).
* Skör bilden för att ta bort onödiga delar.
* Spara bilden som en JPEG- eller PNG -fil.
* Sätt in den sparade bilden i din e -post (som beskrivs i metod 2).
* pros:
* Enkelt att fånga: Relativt enkelt att skapa en visuell representation.
* visar den visuella layouten: Användbart om du vill att mottagaren ska se det exakta utseendet på skärmen.
* nackdelar:
* lägre kvalitet: Skärmdumpar är ofta lägre upplösning än den ursprungliga bilden eller dokumentet.
* inte redigerbart: Mottagaren kan inte redigera texten.
* lägger till extra steg: Kräver bildredigering.
Vilken metod ska du välja?
* för orddokument: * Bifoga alltid dokumentet. Detta är det enda pålitliga sättet att bevara formateringen.
* för jpegs:
* singel, enkel bild: Sätt in bilden direkt i e -postkroppen. Var medveten om potentiell komprimering.
* Viktig bildkvalitet: Bifoga jpeg.
* När formatering är viktig: Bifoga dokumentet eller använd skärmdumpar (men var medveten om skärmdumparnas lägre kvalitet).
* för korta utdrag av text: Kopiera och klistra in *Endast vanlig text *. Undvik att kopiera och klistra in formaterad text från Word.
Tips för bättre resultat:
* Överväg att konvertera till PDF: Om du vill se till att dokumentet ser detsamma ut för alla, oavsett deras programvara, konvertera orddokumentet till en pdf (fil -> spara som -> pdf). Bifoga sedan PDF -filen till din e -post. PDF -filer kan vanligtvis visas på alla enheter.
* Testa din e -post: Skicka ett testmeddelande till dig själv för att se hur formateringen och bilderna visas i din egen e -postklient innan du skickar den till andra. Detta kan hjälpa dig att fånga problem innan de påverkar din mottagare.
* berätta mottagaren: I ditt e -postmeddelande anger du tydligt att du bifogar ett orddokument eller en bild. Detta hjälper mottagaren att veta vad de kan förvänta sig och hur man öppnar filen.
* Kontrollera filstorlek: Tänk på filstorlekar, särskilt när du bifogar bilder. Stora filer kan ta lång tid att ladda ner och kan till och med avvisas av vissa e -postservrar. Komprimerar du om bilder innan du skickar dem.
* Använd vanlig text för viktig information: Om innehållet är kritiskt och du vill se till att det är läsbart oavsett formateringsproblem, inkludera nyckelinformationen som vanlig text i e -postmeddelandet, * förutom * för att bifoga dokumentet.
Genom att följa dessa riktlinjer kan du välja den bästa metoden för att kopiera och klistra in från Word eller dela bilder i dina e -postmeddelanden, och se till att dina mottagare får din information tydligt och effektivt.
