Policyerna och procedurerna för att utveckla kalkylblad varierar mycket beroende på organisationen, dataens känslighet och den avsedda användningen av kalkylbladet. Några vanliga teman dyker upp:
i. Datastyrning och säkerhet:
* Datasäkerhet: Policyer för åtkomstkontroll (som kan visa, redigera och ta bort data), lösenordsskydd, kryptering och säkerhetskopiering av data är avgörande, särskilt när du hanterar känslig information som personlig identifierbar information (PII), finansiella data eller immateriella egendom. Detta kan innebära att man följer specifika organisatoriska åtkomstkontrolllistor (ACL) eller med säkra fildelningsplattformar.
* Datavalidering: Förfaranden för att säkerställa datanoggrannhet och integritet. Detta inkluderar validering av datatyp (t.ex. endast siffror i en kvantitetskolumn), intervallkontroll (värden inom acceptabla gränser) och konsistenskontroller (matchande poster över olika ark).
* Datakällhantering: Förfaranden för att dokumentera datakällan, säkerställa dess tillförlitlighet och hantera uppdateringar av den informationen. Spårningsändringar med versionskontroll är viktigt.
* Datasekretess: Överensstämmelse med relevanta regler som GDPR, CCPA, HIPAA, etc., är avgörande när man hanterar personlig eller känslig information. Detta inkluderar anonymiserande eller pseudonymisering av data vid behov.
* revisionsspår: Att upprätthålla en register över alla ändringar som gjorts i kalkylbladet, inklusive vem som gjorde förändringen, när det gjordes och vad som ändrades. Detta möjliggör spårningsfel och säkerställer ansvarsskyldighet.
ii. Kalkylbladdesign och utveckling:
* kalkylblad Namnkonventioner: En tydlig och konsekvent namnkonvention (t.ex. projektnamn_dat_version.xlsx) för att undvika förvirring och enkelt identifiera versioner.
* kalkylbladdesign: Riktlinjer för tydlig och konsekvent formatering, inklusive att använda rubriker, etiketter, konsekventa teckensnitt och stilar och färgkodning för bättre läsbarhet och förståelse.
* Formelrevision: Förfaranden för att dokumentera och granska formler för att säkerställa noggrannhet och förhindra fel. Att använda tydliga och kortfattade formelnamn och kommentarer är avgörande.
* Felhantering: Implementering av felhanteringsmekanismer (t.ex. med hjälp av IFERROR -funktioner) för att förhindra kalkylblad kraschar eller visar meningsfulla felmeddelanden.
* Datapresentation: Riktlinjer för lämplig presentation av data, till exempel att använda diagram och grafer effektivt, undvika vilseledande visualiseringar och säkerställa korrekt märkning.
* Versionskontroll: Anställa versionskontrollprogramvara (som GIT, om det är lämpligt för projektskalan) eller underhålla flera versioner med beskrivande filnamn för att spåra förändringar och återgå till tidigare versioner om det behövs.
* Dokumentation: Skapa grundlig dokumentation som beskriver syftet med kalkylbladet, datakällorna, formlerna som används och eventuella antaganden. Detta är avgörande för att underhålla och förståelse av andra.
* testning och validering: Grundlig testning av kalkylbladet, inklusive kontrollformler, regler för datavalidering och utgångsnoggrannhet före användning eller distribution. Detta kan innebära flera tester omgångar av olika människor.
iii. Efterlevnad och juridisk:
* Efterlevnad av interna policyer: Anslutning till företagsspecifik policy angående datahantering, säkerhet och kalkylbladutveckling.
* Juridisk efterlevnad: Att säkerställa att kalkylbladet uppfyller alla relevanta lagar och förordningar.
iv. Samarbete och kommunikation:
* Samarbetsverktyg: Använda delade arbetsytor eller samarbetsprogramvara för att underlätta lagarbete och versionskontroll.
* Kommunikationsprotokoll: Tydligt definierade kommunikationskanaler för rapporteringsproblem, begära ändringar eller söka förtydligande.
Underlåtenhet att följa dessa policyer och förfaranden kan leda till fel, dataöverträdelser, juridiska frågor och en förlust av trovärdighet. Nivån på rigoritet som behövs beror på sammanhanget, men god praxis är alltid fördelaktig.
