Flera metoder kan hjälpa till att förklara redigeringar som gjorts i samarbete med en presentation, beroende på de verktyg du använder:
För allmänt samarbete och tydlighet:
* Versionskontroll: Att använda plattformar som Google Slides, Microsoft PowerPoint Online eller liknande molnbaserad programvara erbjuder i sig versionshistorik. Du kan se vem som har gjort vilka förändringar och när. Detta är ofta den bästa utgångspunkten.
* Kommentarfunktioner: De flesta presentationsprogramvara möjliggör kommentarer direkt på bilder. När du gör en förändring, lämna en kommentar som förklarar * varför * redigeringen gjordes. Istället för att bara ändra text, skriv något som "Ändrade" försäljningssiffror "till" intäkter "för bättre tydlighet" eller "lade till denna punkt för att ta itu med klientens oro över X."
* Ändra spårning (om tillgänglig): Vissa program erbjuder mer spårning av granulära förändringar. Detta belyser exakt vilken text som lades till, tagits bort eller modifierades. Koppla ihop detta med kommentarer för en omfattande förklaring.
* Ett separat dokument: För större revideringar eller komplexa förändringar, skapa ett separat dokument som beskriver de redigeringar som gjorts, skälen bakom dem och alla beslut som diskuterades under samarbetet. Detta är särskilt användbart för presentationer med mycket feedback.
* Rensa kommunikation: Regelbundna incheckningar och diskussioner mellan kollaboratörer är avgörande. Istället för att bara göra förändringar tyst, kommunicera dina avsikter i förväg. Detta undviker missförstånd och möjliggör samarbetsbeslut.
Specifika strategier beroende på programvaran:
* Google Slides/PowerPoint online: Använd kommentarfunktionen i stor utsträckning. Versionshistoriken är också mycket användbar. Överväg att tilldela specifika roller till kollaboratörer för att undvika konflikter.
* Keynote (Mac): Medan Keynote också har versionshistorik och kommentarer, är dess samarbetsfunktioner mindre robusta än molnbaserade alternativ. Ett separat dokument eller e -postkedja för diskussion kan vara nödvändig.
* Använda delade redigeringsverktyg utanför presentationsprogramvaran: Verktyg som Google Docs eller samarbetsskrivplattformar kan användas för att brainstorma och förfina presentationens innehåll * innan * införlivar det i bilderna. Detta gör spårningsförändringarna enklare.
bästa metoder:
* vara kortfattad och specifik: Undvik vaga kommentarer som "förbättrad" eller "fast." Förklara * hur * och * varför * bakom förändringarna.
* Använd en konsekvent stil: Håll konsistensen i hur du formaterar kommentarer och förklarar förändringar.
* Håll det professionellt: Även om de samarbetar med nära kollegor, upprätthålla en professionell ton i kommentarer och kommunikation.
* korrekturläsning noggrant: När du har införlivat alla redigeringar, granska hela presentationen för att säkerställa att allt flyter smidigt och återspeglar exakt den samarbetande ansträngningen.
Genom att följa dessa riktlinjer kan du göra samarbetsredigeringsprocessen jämnare och se till att alla förstår skälen bakom den slutliga presentationen.
