Många dokument används för att bearbeta försäljning, beroende på komplexiteten i försäljningen och branschen. Här är några viktiga:
Förförsäljning:
* Försäljningsorder/offert: Ett dokument som beskriver de varor eller tjänster som erbjuds, kvantiteter, priser och leveransvillkor. Detta är ofta ett förslag som skickas till kunden innan försäljningen slutförs.
* inköpsorder (PO): Ur kundens perspektiv bekräftar detta deras avsikt att köpa varorna eller tjänsterna som beskrivs i försäljningsorder eller offert. Avgörande för att spåra och uppfylla beställningen.
* kontrakt (för stor eller komplex försäljning): Ett juridiskt bindande avtal som beskriver alla aspekter av försäljningen, inklusive betalningsvillkor, garantier och skulder.
Under försäljning:
* faktura: En räkning som skickades till kunden efter försäljningen och beskriver de varor eller tjänster som tillhandahålls, priser, skatter och betalningsvillkor.
* Förpackningsslip/leverans Obs: Åtföljer leveransen och listar innehållet i paketet och verifierar vad som skickades.
* Bill of Lading: Ett dokument som utfärdats av en transportör för att bekräfta mottagandet av last för leverans. Används främst vid transport av varor.
* kvitto: Bevis på betalning mottagen av säljaren.
Post-försäljning:
* Credit Note/Debit Obs: Används för att justera en faktura, vanligtvis för att korrigera fel eller processavkastning. En kreditnotering minskar det skyldiga beloppet, medan en debiteringsanteckning ökar det.
* Kontouttalande: En sammanfattning av alla transaktioner mellan köparen och säljaren under en viss period.
* Försäljningsrapport: Internt dokument som sammanfattar försäljningsresultatet under en tidsperiod. Detta kan spåra intäkter, sålda mängder etc.
De specifika dokument som används kommer att variera beroende på affärsstorlek, industri och komplexiteten i försäljningstransaktionen. Till exempel kan ett litet företag bara använda fakturor och kvitton, medan ett stort företag kan använda ett sofistikerat företagsresursplaneringssystem (ERP) som genererar många av dessa dokument automatiskt.
