Ett automatiserat dokument är ett dokument som skapas, uppdateras eller modifieras automatiskt, vanligtvis med programvara eller ett system. Detta står i kontrast till ett dokument som skapats manuellt av en människa. Automationen kan involvera olika aspekter av dokumentets livscykel, inklusive:
* Generation: Hela dokumentet skapas automatiskt baserat på data från andra källor (t.ex. en rapport som genererats från en databas).
* Befolkning: Befintliga mallar är fyllda med data från externa källor (t.ex. ett personligt marknadsföringsmeddelande med kunddata infogade).
* Uppdatering: Befintliga dokument uppdateras automatiskt med ny information (t.ex. en lagerlista som automatiskt återspeglar förändringar i lagernivåer).
* Formatering: Dokumentets layout och formatering justeras automatiskt baserat på vissa villkor (t.ex. en dynamiskt storlekstabell).
* Distribution: Dokument skickas automatiskt till mottagarna (t.ex. fakturor som skickas via e -post vid beställning av order).
Exempel på automatiserade dokument inkluderar:
* genererade rapporter: Försäljningsrapporter, finansiella rapporter, lagerrapporter etc.
* Personliga e -postmeddelanden: Marknadsföringsmeddelanden, beställningsbekräftelser, nyhetsbrev, etc.
* fakturor och uttalanden: Faktureringsdokument skapas och skickas automatiskt till klienter.
* kontrakt: Dokument med specifika klausuler genereras automatiskt baserat på fördefinierade regler.
* Juridiska dokument: Enkla juridiska dokument som NDA:er, fyllda med specifika detaljer extraherade från en databas.
Automatiseringsnivån kan variera mycket. Vissa dokument kan vara helt automatiserade, medan andra kanske bara har vissa delar automatiserade (t.ex. datainsättning i en mall). Nyckeln är att någon aspekt av dokumentets skapande eller ledning hanteras av ett system snarare än en människa.
