Dokument som är lämpliga för sammanslagning delar flera viktiga egenskaper:
* Liknande struktur: Dokumenten bör ha en liknande övergripande struktur. Detta betyder inte att de behöver vara identiska, men det bör finnas ett logiskt sätt att kombinera deras element. Till exempel är sammanslagning av rapporter med samma avsnitt (introduktion, metoder, resultat, diskussion) enklare än att slå samman en rapport med ett e -postmeddelande. Misjaktade strukturer kräver mer sofistikerade sammanslagningstekniker eller manuell intervention.
* Konsekvent formatering: Även om det inte strikt krävs, förenklar konsekvent formatering (teckensnitt, stilar, rubriker etc.) sammanslagningsprocessen och resulterar i ett renare och mer professionellt slutdokument. Inkonsekvent formatering kan leda till oväntade resultat eller kräva rengöring efter fusion.
* Kompatibla filformat: Dokumenten bör vara i format som stöder sammanslagning. Vanligt använda format som Word (.docx), PDF (med begränsningar) och CSV (för datadata) är i allmänhet lämpliga. De specifika funktioner beror emellertid på det sammanslagna verktyget som används.
* Relaterat innehåll: Innehållet i dokumenten ska vara relaterat och kompletterande. Symling av oberoende dokument kommer sannolikt att resultera i en nonsensisk eller oorganiserad slutprodukt. Förhållandet kan vara uttryckligt (t.ex. olika avsnitt i en större rapport) eller implicit (t.ex. flera dokument om ett liknande ämne).
* Datakompatibilitet (för datadata): Om sammanslagning innebär att integrera data från olika källor (t.ex. kalkylblad i en mall) måste data vara kompatibla. Detta involverar konsekventa datatyper, kolumnrubriker (om tillämpligt) och ett logiskt sätt att matcha datafält.
Kort sagt, lämpligheten för dokument för sammanslagning beror på både deras strukturella likheter och kapaciteten för det sammanslagna verktyget som används. Ju mer liknande dokumenten är i struktur och formatering, desto enklare och effektivare är sammanslagningsprocessen.
