Informella dokument tjänar flera syften och fyller ofta i luckorna som lämnats av formell dokumentation. Här är några viktiga skäl till varför de används:
1. Snabb kommunikation och samarbete:
* Snabb informationsdelning: De möjliggör snabb och effektiv kommunikation av idéer, uppdateringar och information.
* Underlätta brainstorming och diskussioner: Informella dokument kan användas som ett verktyg för brainstorming, samla in feedback och främja samarbetsdiskussioner.
* Att hantera omedelbara behov: De kan användas för att snabbt ta itu med brådskande frågor eller specifika förfrågningar.
2. Förbättra kommunikation och förståelse:
* Förklarande komplexa ämnen: Informella dokument kan ge en mer detaljerad eller nyanserad förklaring av ett ämne än ett formellt dokument kan tillåta.
* Byggrapport och relationer: De hjälper till att skapa en mer avslappnad och personlig ton i kommunikationen och främja starkare anslutningar.
* Demonstrera transparens och öppenhet: Informella dokument kan visa en vilja att dela information och delta i öppen dialog.
3. Stödjer formell dokumentation:
* Tillhandahålla stödinformation: De kan komplettera formella dokument genom att tillhandahålla ytterligare detaljer, exempel eller bevis.
* utarbetande och revidering av formella dokument: Informella dokument kan användas som utgångspunkt för formell skrivning, vilket möjliggör experiment och iterativ utveckling.
* Underlätta beslutsfattande: De kan användas för att samla in input och feedback innan de fattar ett formellt beslut.
Exempel på informella dokument:
* E -postmeddelanden
* Textmeddelanden
* Anteckningar
* Whiteboards
* Skisser
* Handskrivna utkast
* Mötesprotokoll (informellt)
* Projektförslag (informellt)
Nyckelegenskaper för informella dokument:
* Mindre strukturerad och formell: De saknar ofta ett specifikt format eller stil.
* Mer personlig och konversation: De använder en mer avslappnad och lättillgänglig ton.
* fokuserat på kommunikation och samarbete: De prioriterar tydlighet och enkel förståelse.
* får inte arkiveras eller bevaras: De är ofta tillfälliga och används för kortsiktiga ändamål.
Det är viktigt att komma ihåg att även om informella dokument kan vara användbara, är de inte alltid lämpliga. I vissa situationer kan formell dokumentation krävas för lagliga, reglerande eller register.
