Huruvida lagring av dokument är en säker idé beror på flera faktorer, och det är inte ett enkelt ja eller nej svar. Här är en uppdelning av för- och nackdelarna för att hjälpa dig att bestämma:
proffs:
* Säkerhet: Anslutbara lagringsanläggningar på plats har robusta säkerhetsåtgärder, inklusive brandundertryckssystem, dygnet runt övervakning och åtkomstkontroll. Detta kan erbjuda bättre skydd än ditt eget kontor, särskilt om det är i ett högriskområde eller mottagligt för naturkatastrofer.
* Katastrofåterhämtning: Vid eld, översvämning eller andra katastrofer är dina dokument säkra och tillgängliga. Detta är avgörande för affärskontinuitet.
* Rymdbesparing: Offsite -lagring frigör värdefulla kontorslokaler, som kan användas för mer produktiva ändamål.
* Kostnadseffektivitet: På lång sikt kan lagring på plats vara mer kostnadseffektivt än att upprätthålla ditt eget lagringsutrymme, särskilt om du behöver specialiserad utrustning eller klimatkontroll.
* Tillgänglighet: Du kan komma åt dina dokument när du behöver dem, antingen genom att hämta dem själv eller använda en hämtningstjänst.
nackdelar:
* Säkerhetsrisker: Medan lagring på plats i allmänhet är säker, finns det fortfarande en risk för dataöverträdelser eller stöld. Du måste välja en ansedd leverantör med starka säkerhetsåtgärder på plats.
* Förlust av kontroll: Du avstår från lite kontroll över dina dokument när de lagras på plats. Du litar på lagringsleverantörens förfaranden och säkerhetsåtgärder.
* Tillgänglighetsbegränsningar: Du kanske inte har omedelbar tillgång till dina dokument, särskilt om du behöver dem snabbt.
* Kostnad: Offsite Storage kommer med en kostnad, inklusive de första installationsavgifterna, månatliga lagringsavgifter och hämtningsavgifter.
* Miljöpåverkan: Transport och lagring kan bidra till miljöpåverkan.
För att avgöra om lagring av dokument för dokument är rätt för dig, tänk på följande:
* Typ av dokument: Lagrar du känslig information eller oföränderliga dokument?
* Säkerhetsbehov: Vilken säkerhetsnivå kräver dina dokument?
* Budget: Hur mycket har du råd att spendera på lagring?
* Tillgänglighetsbehov: Hur snabbt behöver du åtkomst till dina dokument?
* Miljöproblem: Är du bekväm med miljöpåverkan av lagring av offsite?
Rekommendationer:
* Forskning noggrant: Välj en ansedd leverantör av lagringslagring med en beprövad track record.
* Ställ frågor: Fråga om säkerhetsåtgärder, hämtningsprocesser och miljömetoder.
* få allt skriftligt: Se till att lagringsavtalet tydligt beskriver villkoren, inklusive säkerhetsförfaranden, tillgänglighet och kostnader.
* Överväg alternativ: För vissa dokument kan digital lagring vara ett bättre alternativ.
I slutändan är beslutet om att använda lagring av dokument för dokumentet eller inte. Att väga för- och nackdelar med att hjälpa dig att fatta det bästa beslutet för dina behov.
