Det finns flera sätt att kopiera ett e -postmeddelande från Gmail och klistra in det i ett Word -dokument, var och en med något olika resultat när det gäller formatering:
1. Grundläggande kopia och klistra in (bäst för textinnehåll, enklaste metod):
* i Gmail: Öppna e -postmeddelandet du vill kopiera.
* Välj: Välj den text du vill kopiera genom att klicka och dra musen. Du kan välja hela e -postmeddelandet genom att trycka på `ctrl+a` (Windows) eller` kommando+a` (MAC).
* Kopia: Tryck på `ctrl+c` (Windows) eller` kommando+c` (MAC) för att kopiera den valda texten.
* i ord: Öppna ditt Word -dokument och placera din markör där du vill klistra in e -postmeddelandet.
* klistra: Tryck på `Ctrl+V` (Windows) eller` Command+V` (MAC) för att klistra in den kopierade texten.
Resultat: Denna metod bevarar vanligtvis textinnehållet men förlorar ofta mycket av det ursprungliga e -postmeddelandet. Hyperlänkar är vanligtvis bevarade, men färger, teckensnitt och avstånd kan ändras för att matcha Words standardstilar.
2. Klistra in special (för att kontrollera formatering):
* Följ steg 1-3 som beskrivits ovan.
* i ord: Öppna ditt Word -dokument och placera din markör där du vill klistra in e -postmeddelandet.
* klistra in Special:
* Windows: Klicka på rullgardinsmenet "klistra in" på fliken "Hem" i bandet och välj "Klistra in special ...".
* mac: Gå till "Redigera"> "Klistra in special ..."
* Välj ett format: I dialogrutan "klistra in special" ser du flera alternativ. Välj den som bäst passar dina behov:
* "oformaterad text" eller "vanlig text": Detta klistrar bara in textinnehållet och tar bort all formatering. Bra för att få en ren, stilfri version av e-postmeddelandet.
* "Rich Text Format (RTF)": Detta bevarar ofta mer av den ursprungliga formateringen (som djärv, kursiv och vissa teckensnittsstilar) än en vanlig textpasta, men kan fortfarande skilja sig från originalet.
* "HTML -format": Detta ger ofta den närmaste reproduktionen av den ursprungliga e -postformateringen, inklusive bilder (om de är inline och inte bilagor). Du kan dock behöva göra några mindre justeringar av layouten i Word.
* "bild (förbättrad metafil)" eller "bild (bitmap)": Detta klistrar in e -postinnehållet som en statisk bild. Detta bevarar det visuella utseendet perfekt men gör texten oredigerad.
* Klicka på OK: Klistra in innehållet.
3. Skriv ut till PDF och sätt sedan in PDF (för att bevara visuell layout exakt):
* i Gmail: Öppna e -postmeddelandet.
* Tryck: Klicka på "Skriv ut alla" -ikonen (vanligtvis en skrivarikon) i det övre högra hörnet av e -postmeddelandet. Alternativt använder du `ctrl+p` (Windows) eller` kommando+p` (MAC).
* Välj "Spara som PDF" som skrivaren: Istället för att välja en fysisk skrivare, välj "Microsoft Print till PDF" (Windows) eller "Save As PDF" (MAC) eller en liknande PDF -virtuell skrivare. Om du inte ser en kan du behöva installera en gratis PDF -skrivardrivrutin som CutePDF -författare eller PDFCreator.
* spara pdf: Spara PDF -filen på en plats på din dator.
* i ord: Öppna ditt Word -dokument.
* Insert Object: Gå till fliken "Infoga" och klicka på "Objekt" i gruppen "Text" (ofta dold bakom en "Text" -ikon i nyare versioner av Word).
* Skapa från fil: I dialogrutan "Objekt" väljer du fliken "Skapa från filen".
* Bläddra: Klicka på "Bläddra" och hitta PDF -filen du sparat.
* Valfritt:"Visa som ikon": Om du kontrollerar "Display som ikon" kommer Word att visa en ikon som representerar PDF-filen, och användaren måste dubbelklicka på ikonen för att öppna PDF i en separat tittare. Avmarkera detta för att bädda in * innehållet * i PDF i orddokumentet (var medveten om att detta kan öka ordets filstorlek avsevärt).
* Klicka på OK: PDF -innehållet (eller ikonen) kommer att infogas i ditt Word -dokument.
Resultat: Denna metod bevarar den exakta visuella layouten för e -postmeddelandet. Innehållet inom den infogade PDF är emellertid * inte * direkt redigerbar i Word (såvida du inte har en Word -version som direkt kan redigera PDF -filer, och även då är det inte idealiskt för kraftigt formaterade e -postmeddelanden). Det är i huvudsak en bild eller inbäddad PDF -dokument i din Word -fil.
4. Använda en tredjeparts tillägg eller förlängning (för avancerade funktioner):
* Vissa tredjepartsverktyg, som tillägg av e-post merge, eller webbläsarförlängningar kan ge förbättrade funktioner för att kopiera och klistra in e-postmeddelanden till Word, inklusive bättre formateringskonservering och förmågan att automatisera vissa uppgifter. Sök efter "gmail till word" -förlängningar eller tillägg i din webbläsares förlängningsbutik eller Microsoft Office-butiken. Var försiktig när du installerar tillägg från okända källor och kontrollerar alltid recensioner och behörigheter.
Att välja rätt metod:
* Enkel text bara: Använd metod nr 1 (grundläggande kopia och klistra in) eller #2 (klistra in special - oformaterad text).
* rimlig formatering (djärv, kursiv, vissa färger): Använd metod nr 2 (klistra in special- Rikt textformat eller HTML -format). Experiment för att se vilken som ser bättre ut.
* Exakt visuell reproduktion (men inte redigerbar): Använd metod nr 3 (Skriv ut till PDF och sätt sedan in PDF). Detta är bäst när du behöver det visuella utseendet för att vara identiskt och redigering är inte viktigt.
* Avancerade funktioner och automatisering: Utforska metod nr 4 (tredjeparts tillägg/tillägg) om du behöver mer kontroll eller behöver utföra denna uppgift ofta.
Viktiga överväganden:
* inline bilder: Inline -bilder i Gmail hanteras ofta annorlunda beroende på metoden du använder. Metoden "Tryck till PDF" fångar dem vanligtvis. Html pasta * kan * ibland fungera, men det är inte alltid tillförlitligt. Om bilder är kritiska, testa din valda metod för att se hur de hanteras.
* bilagor: Ingen av dessa metoder kopierar automatiskt bilagor från e -postmeddelandet. Du måste ladda ner bilagorna separat från Gmail och sedan infoga dem i ditt Word -dokument (Infoga> Objekt> Skapa från fil eller infoga> Bilder).
* teckensnittshantering: Gmails webbgränssnitt använder teckensnitt som kanske inte är tillgängliga på din dator. Detta kan orsaka teckensnittsubstitutioner när du klistrar in i ordet. Försök att använda vanliga teckensnitt i din e -post om du vill minimera det här problemet.
* testning: Testa alltid din valda metod med ett exempel -e -post för att säkerställa att resultaten är acceptabla innan du kopierar ett stort eller viktigt e -postmeddelande.
* långa e -postmeddelanden: För extremt långa e -postmeddelanden kan du överväga att bryta e -postmeddelandet i avsnitt och klistra in varje avsnitt separat, eftersom ordet kan ha problem med mycket stora pasta.
Genom att förstå dessa olika metoder och deras för- och nackdelar kan du välja det bästa tillvägagångssättet för att kopiera dina Gmail -e -postmeddelanden till Word -dokument samtidigt som du bevarar den formatering och innehåll du behöver. Experiment för att hitta vad som fungerar bäst för dina specifika krav!
