Den viktigaste skillnaden i lagringsfunktioner mellan Excel och Access ligger i deras datastrukturer och hur de hanterar stora datasätt:
Excel:
* Struktur: Använder en kalkylarkstruktur med rader och kolumner. Data lagras i en enda fil (.xlsx, .xlsm, etc.). Varje kalkylblad är i huvudsak en enda tabell, med begränsningar av antalet rader (över en miljon i moderna versioner) och kolumner (16 384 i äldre versioner, betydligt mer i nyare). Förhållanden mellan data är implicita och hanteras manuellt genom formler och refererar till celler över ark.
* Datavolym: Medan de kan hantera stora datasätt försämras prestandan avsevärt när storleken ökar. Komplexa beräkningar och formler över stora mängder data kan bli extremt långsamma och resurskrävande.
* dataintegritet: Förlorar manuell datainmatning och validering, vilket gör det benäget för inkonsekvenser och fel, särskilt i större kalkylblad. Verkställighet av datatyper och relationer är begränsad.
* skalbarhet: Inte lätt skalbar. När data växer lider prestanda och att hantera uppgifterna blir allt svårare.
Tillgång:
* Struktur: Använder en relationsdatabasmodell. Data är organiserade i flera tabeller med definierade förhållanden mellan dem. Varje tabell representerar en specifik enhet (t.ex. kunder, produkter, beställningar). Detta möjliggör effektiv lagring och hämtning av data. Data lagras i en separat databasfil (.ACKDB).
* Datavolym: Kan hantera betydligt större datasätt än Excel med mycket bättre prestanda. Den relationella modellen möjliggör effektiv fråga och manipulation av stora mängder data.
* dataintegritet: Erbjuder robusta dataintegritetsfunktioner genom datatyper, begränsningar (t.ex. primära nycklar, utländska nycklar, unika begränsningar), valideringsregler och referensintegritet. Detta säkerställer datanoggrannhet och konsistens.
* skalbarhet: Mer skalbar än Excel. När data växer är nedbrytning av prestanda mindre uttalad och hanteringen av data förblir relativt effektiv. Tillgång kan också kopplas till externa datakällor.
Sammanfattningsvis:
| Funktion | Excel | Åtkomst |
| ----------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| Datastruktur | Kalkylblad (enstaka fil, begränsade relationer) | Relationsdatabas (flera tabeller, definierade relationer) |
| Datavolym | Begränsad, prestanda försämras snabbt | Mycket större, upprätthåller prestanda bättre |
| Dataintegritet | Begränsad, förlitar sig på manuell validering | Robust, verkställs genom begränsningar och regler |
| Skalbarhet | Stackars | Bra |
| Komplexitet | Enklare för enkel data, komplex för stora datasätt | Brantare inlärningskurva, men bättre för att hantera komplexa data |
Excel är lämplig för mindre datasätt och enklare analyser där behovet av dataintegritet och skalbarhet är mindre avgörande. Tillgång är det bättre valet för att hantera större, mer komplexa datasätt där dataintegritet och effektiv datamanipulation är av största vikt.
