I Excel, en
valideringslista är en datavalideringsregel som begränsar de data som anges i en cell till en fördefinierad uppsättning värden. Denna uppsättning värden kan vara en lista över objekt, en rad celler eller en formel som returnerar en lista.
Här är en uppdelning av hur valideringslistor fungerar och deras fördelar:
Hur det fungerar:
1. Skapa listan: Du definierar listan över tillåtna värden antingen direkt i datavalideringsinställningarna eller genom att referera till en rad celler eller en formel.
2. Tillämpa regeln: Du tillämpar denna regel på målcellen där du vill begränsa datainmatningen.
3. Användarupplevelse: När en användare klickar på cellen med validering ser de en rullgardinsmispil med listan över giltiga värden.
4. Data Enforcement: Om användaren försöker ange ett värde som inte finns på listan kommer Excel att förhindra det och visa ett felmeddelande.
Fördelar med att använda valideringslistor:
* Data noggrannhet: Säkerställer att endast korrekta och fördefinierade värden anges, vilket förhindrar fel och inkonsekvenser.
* Data konsistens: Främjar enhetlighet över flera celler genom att upprätthålla användningen av samma uppsättning värden.
* Förbättrad användarupplevelse: Gör datainmatning enklare och snabbare genom att tillhandahålla en tydlig och kortfattad lista över alternativ.
* Förbättrad produktivitet: Minskar tiden på datainmatning och datakorrigering, eftersom användare styrs mot giltiga ingångar.
* Bättre dataanalys: Genom att använda konsekvent data kommer din dataanalys och rapportering att vara mer exakt och pålitlig.
Exempel på att använda valideringslistor:
* rullgardinsmeny för kundnamn: Skapa en lista över kundnamn i ett separat cellområde och tillämpa den som en valideringslista på en kolumn för kundnamn.
* Produktkategorier: Låt användare välja en produktkategori från en fördefinierad lista (t.ex. elektronik, kläder, mat) för konsekvent kategorisering.
* datumintervall: Definiera ett specifikt datumintervall (t.ex. mellan 1 januari och 31 december) som en valideringslista för en datum kolumn.
Skapa en valideringslista i Excel:
1. Välj cell (er) du vill tillämpa regeln på.
2. Gå till data flik.
3. Klicka på Datavalidering I dataverktygen grupp.
4. I -inställningarna flik:
* Välj -lista från tillåt rullgardinsmenyn.
* I källan Fält, skriv antingen listan med värden direkt, separerade med kommatecken, eller välj det cellområde som innehåller listan.
* (Valfritt) Du kan anpassa inmatningsmeddelandet och felvarning Avsnitt för att ge användbara meddelanden till användare.
5. Klicka på OK .
Att använda valideringslistor är ett kraftfullt sätt att säkerställa datanoggrannhet, konsistens och användarvänlighet i Excel. Det är ett värdefullt verktyg för att förbättra dina kalkylblad och arbetsflöden.
