I Microsoft Access är en rapport ett tryckt eller visat dokument som presenterar data från en eller flera tabeller eller frågor i ett strukturerat och organiserat format. Till skillnad från ett datablad (som visar rådata) är en rapport utformad för att sammanfatta, analysera och presentera information på ett användarvänligt sätt. Det kan inkludera:
* Data från tabeller och frågor: Kärnan i en rapport är den information som den visar. Du väljer vilka fält du ska inkludera och hur du ordnar dem.
* Beräknade fält: Rapporter kan utföra beräkningar (som summor, medelvärden etc.) på data och visa resultaten.
* gruppering och sortering: Data kan grupperas (t.ex. av kund, per region) och sorteras (t.ex. alfabetiskt, numeriskt) för att ge tydligare insikter.
* Formatering och layout: Rapporter möjliggör betydande kontroll över teckensnitt, färger, gränser, avstånd och övergripande utseende, vilket gör informationen visuellt tilltalande och lätt att läsa.
* grafik och bilder: Bilder och annan grafik kan läggas till för att förbättra läsbarheten och göra rapporten mer visuellt engagerande.
* Underrapporter: Rapporter kan innehålla andra, mindre rapporter (underrapporter) för att presentera mer detaljerad information inom ett större sammanhang.
* rubriker och sidfot: Dessa avsnitt innehåller information som rapporttitlar, sidnummer, datum och företagslogotyper.
I huvudsak tar en rapport data i din databas och omvandlar dem till ett presentabelt dokument som är användbart för analys, kommunikation eller arkivering.
