De viktigaste stadierna i ett redovisningssystem kan i stort sett kategoriseras enligt följande:
1. Källdokument: Detta är grunden för hela processen. Källdokument är de ursprungliga register över affärstransaktioner. Exempel inkluderar:
* fakturor: Utfärdas till kunder för sålda varor eller tjänster.
* kvitton: Bevis på mottagna kontanter.
* inköpsorder: Formella förfrågningar om varor eller tjänster från leverantörer.
* Bankuttalanden: Register över banktransaktioner.
* lönekord: Dokumentation av anställdas lön och avdrag.
2. Inspelningstransaktioner: Detta innebär systematiskt att registrera informationen från källdokument till redovisningssystemet. Detta händer vanligtvis på två huvudsakliga sätt:
* Journalposter: Transaktioner registreras kronologiskt i en tidskrift som visar de berörda konton (debet och kredit). Detta ger en detaljerad post av varje transaktion.
* Specialtidskrifter: För transaktioner med hög volym som försäljning, inköp, kontantkvitton och kontantbetalningar används specialtidskrifter för att effektivisera inspelningsprocessen.
3. Postning till Ledger: Informationen från tidskrifterna (allmän och speciell) sammanfattas och överförs sedan till huvudboken. Generalboken innehåller alla enskilda konton för verksamheten (tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och utgifter). Detta skapar en detaljerad saldo för varje konto.
4. Försöksbalans: En rättegångsbalans är beredd för att säkerställa att debiteringar och krediter i huvudboken är lika. Detta är ett avgörande steg för att identifiera eventuella fel i inspelningstransaktioner. Det är en sammanfattning av alla kontosaldon vid en viss tidpunkt.
5. Justera poster: I slutet av en redovisningsperiod (t.ex. månadsvis, kvartalsvis, årligen) görs justering av poster för att uppdatera kontona för objekt som ännu inte har registrerats utan påverkar perioden finansiella rapporter. Exempel inkluderar periodiseringar (t.ex. upplupna löner), uppskjutningar (t.ex. förbetalda försäkringar) och avskrivningar.
6. Finansiella rapporter: När justeringsposter har gjorts förbereds finansiella rapporter. Dessa uttalanden sammanfattar verksamhetens ekonomiska resultat och position. De primära finansiella rapporterna är:
* resultaträkning: Visar intäkter och utgifter för att fastställa nettoresultat eller nettoförlust under en viss period.
* Balansräkning: Visar tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
* Uttalande av kassaflöden: Visar inflöden och utflöden av kontanter under en viss period.
7. Stängande poster: I slutet av en redovisningsperiod görs stängningsposter för att överföra saldot för tillfälliga konton (intäkter, utgifter och utdelningar) till behållna intäkter. Detta förbereder kontona för nästa redovisningsperiod.
8. Rapportering och analys: Det sista steget innebär att analysera de finansiella rapporterna för att ge insikter om verksamhetens ekonomiska hälsa. Denna information används för beslutsfattande, budgetering och skatterapportering.
Dessa stadier fungerar tillsammans i en kontinuerlig cykel för att ge en fullständig och korrekt bild av ett företags finansiella aktiviteter. De specifika metoderna och programvaran kan variera beroende på verksamhetens storlek och komplexitet, men de underliggande principerna förblir konsekventa.
