Instruktioner om vad man ska göra med programregister (som omfattar ett brett utbud av dokument och data beroende på programmet) finns på flera ställen, beroende på sammanhanget:
* Organisationens registerhanteringspolicy: Detta är den primära källan. De flesta organisationer, särskilt större, har en formell policy som beskriver hur man skapar, hanterar, använder, lagrar och kasserar poster, inklusive programrelaterade poster. Denna policy kommer sannolikt att specificera kvarhållningsscheman, säkerhetsprotokoll och bortskaffningsmetoder.
* Programspecifika riktlinjer eller förfaranden: Vissa program har sina egna specifika riktlinjer eller standardförfaranden (SOP) som dikterar hur poster ska hanteras. Dessa kan inkluderas i programmets manual, träningsmaterial eller interna wikier.
* Relevanta lagar och förordningar: Regeringsföreskrifter, branschstandarder och lagkrav dikterar ofta registerföringspraxis. Till exempel är sjukvårdsprogram föremål för HIPAA -förordningar, och finansiella program måste följa relevant finansiell rapportering och revisionsregler. Dessa förordningar specificerar lagringsperioder och datasäkerhetsåtgärder.
* Records Management System (RMS): Organisationer som använder ett formellt registerhanteringssystem kommer ofta att ha instruktioner och procedurer inbyggda i själva systemet, vilket leder användare om hur man skapar, klassificerar och hanterar poster i systemet.
* Juridisk advokat: I fall av tvivel eller komplexa frågor relaterade till programregister är det tillrådligt att rådfråga juridisk rådgivare för att säkerställa att alla tillämpliga lagar och förordningar följs.
Kort sagt, det finns ingen enda plats "enstor-pass-all". Du måste titta inom organisationsstrukturen och förstå det specifika programmet och dess juridiska och reglerande sammanhang för att hitta lämpliga instruktioner.
