Information om en enda student skulle lagras på flera ställen, beroende på sammanhang och typ av information:
* Student Information System (SIS): Detta är det centrala förvaret för de flesta studentdata, inklusive personlig information (namn, adress, kontaktuppgifter), akademiska register (betyg, kurser tagna, utskrifter), inskrivningsinformation, information om ekonomiskt stöd och ibland disciplinregister. Detta är troligtvis den primära platsen.
* Enskilda lärares register: Lärare kan ha sina egna register, särskilt anekdotiska anteckningar om elevernas framsteg, beteende eller deltagande i klassen. Detta är vanligtvis informellt och inte nödvändigtvis en del av den officiella studentrekordet.
* Rådgivares filer: Skolrådgivare håller register relaterade till studentens akademiska rådgivning, högskolans ansökningar och personliga rådgivningssessioner. Dessa filer innehåller känslig och konfidentiell information.
* Avdelningsregister: Specifika avdelningar (som friidrott eller konst) kan ha register som är relevanta för studentengagemang i dessa områden.
* Hälsokontorsposter: Skolesjuksköterskan eller hälsokontoret upprätthåller hälsoregister inklusive immuniseringsregister, allergier och eventuella medicinska tillstånd som är relevanta för elevens skolgång.
* Specialutbildningsregister (om tillämpligt): Studenter med individualiserade utbildningsprogram (IEP) eller 504 planer kommer att ha omfattande dokumentation i specialutbildningsfiler.
Den specifika platsen och tillgängligheten för denna information styrs av sekretesslagar (som FERPA i USA) och skolpolicy.
