hur man skriver en guide för att utföra enkla uppgifter i Excel
Den här guiden beskriver hur man skapar en användbar och lätt att förstå guide för att utföra enkla uppgifter i Microsoft Excel. Vi täcker struktur, innehåll och stilöverväganden.
i. Välja din uppgift:
Börja med att välja en enkel Excel -uppgift. Undvik komplexa formler eller makron för en nybörjarguide. Exempel inkluderar:
* Ange och formatera data
* Sortering och filtreringsdata
* Beräkna summor och medelvärden
* Skapa enkla diagram
* Använda grundläggande formler (t.ex. `sum`,` genomsnitt ',' if '))
ii. Strukturera din guide:
Använd en tydlig och logisk struktur. Tänk på den här mallen:
* Titel: Var specifik och kortfattad (t.ex. "Excel Basics:ange och formatera data").
* Introduktion: Förklara kort uppgiften och dess syfte. Nämn målgruppen (nybörjare, mellanliggande användare).
* steg-för-steg-instruktioner: Detta är kärnan i din guide. Dela upp uppgiften i små, hanterbara steg. Använd numrerade listor för tydlighet.
* skärmdumpar: Inkludera skärmdumpar för att visuellt vägleda användaren genom varje steg. Märk tydligt varje skärmdump.
* Exempel: Ge ett enkelt exempel som visar uppgiften. Detta förstärker instruktionerna.
* Felsökning: Förutse vanliga problem och ge lösningar.
* Slutsats: Sammanfatta de viktigaste stegen och pekar på resurser för vidare lärande.
iii. Hänsyn till innehåll och stil:
* tydlighet: Använd ett enkelt, enkelt språk. Undvik jargong.
* KONSISIKNING: Komma till punkten. Undvik onödiga detaljer.
* noggrannhet: Se till att alla instruktioner och information är korrekta.
* Konsistens: Håll en konsekvent stil i hela guiden (t.ex. användning av rubriker, typstorlek, kulpunkter).
* Tillgänglighet: Använd rubriker, underrubriker och kulpunkter för att bryta upp stora bitar av text. Överväg att använda ALT -text för bilder för synskadade användare.
* Formatering: Använd ett läsbart teckensnitt och lämpligt avstånd. Överväg att använda en tabell för att tydligt presentera data.
iv. Exempel Guidesektion (Beräkna summan av en kolumn):
Titel: Beräkna summan av en kolumn i Excel
Introduktion: Den här guiden visar hur du snabbt beräknar summan av siffror i en kolumn med hjälp av Excels inbyggda "sum" -funktion. Detta är en grundläggande färdighet för många kalkylblad.
Steg-för-steg-instruktioner:
1. Öppna ditt Excel -kalkylblad.
2. Välj cellen där du vill att summan ska visas. (t.ex. cell B10 om dina nummer finns i kolumn B)
3. typ `=summa (` in i den valda cellen.
4. Markera cellerna som innehåller de siffror du vill summera. (t.ex. klicka och dra från cell B1 till B9)
5. typ `)` för att stänga parenteserna.
6. Tryck på Enter. Summan visas i den valda cellen.
skärmdump: [Inkludera en skärmdump som visar steg 3-6]
Exempel: Om celler B1 till B9 innehåller siffrorna 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, kommer formeln `=summan (B1:B9)` `` `` `Returnerar 450.
Felsökning:
* #name? Fel: Detta betyder vanligtvis att du har felstavat "summan". Dubbelkontrollera stavningen.
* #value! Fel: Detta innebär ofta att det finns icke-numeriska värden i det sortiment du summerar. Se till att alla celler innehåller siffror.
v. Verktyg och format:
Du kan skapa din guide med:
* Word Processor (Microsoft Word, Google Docs): Bra för formaterad text och bilder.
* Presentationsprogramvara (PowerPoint, Google Slides): Lämplig för en visuellt driven guide med färre ord.
* webbsida (HTML, Markdown): Idealisk för online -delning och tillgänglighet.
Kom ihåg att testa din guide noggrant innan du delar den för att säkerställa dess tydlighet och noggrannhet. Användaråterkoppling är ovärderlig för att förbättra din guide.
