Den "utgående server -e -poststadgan" har inte en standard, universellt definierad betydelse som ett villkor för serviceavtal. Baserat på sammanhanget för e -postservrar hänvisar emellertid termen troligen till ett dokument som beskriver
-reglerna och riktlinjerna för att använda den utgående (SMTP) -servern för att skicka e -post . Denna stadga kan täcka olika aspekter, från acceptabelt innehåll till säkerhetsåtgärder.
Här är en uppdelning av vad du kan inkludera i en utgående server -e -post charter, kategoriserad för tydlighet:
1. Acceptabel användningspolicy (AUP):
* Syfte med e -postanvändning: Definiera tydligt vad e -postservern * ska * användas för. Exempel:
* "Denna server är endast avsedd för officiell affärskommunikation."
* "Denna server är för intern kommunikation och auktoriserade externa interaktioner relaterade till [företagets/organisationsnamn]."
* förbjudet innehåll: Ange uttryckligen vilka typer av e -postmeddelanden som inte är * tillåtna. Detta är avgörande. Exempel:
* "Att skicka oönskad kommersiell e -post (SPAM) är strikt förbjudet."
* "Att skicka eller överföra diskriminerande, trakasserande, skadliga eller på annat sätt stötande innehåll är förbjudet."
* "Att skicka eller överföra olagligt eller olagligt innehåll är förbjudet."
* "Att skicka eller överföra innehåll som bryter mot upphovsrätt, varumärke eller andra immateriella rättigheter är förbjudet."
* "Att skicka phishing -e -postmeddelanden eller e -postmeddelanden som är utformade för att lura mottagare är förbjudet."
* Personlig användning: Definiera om personligt bruk är tillåtet och i så fall vad begränsningarna är. Exempel:"Begränsat personligt bruk är tillåtet, förutsatt att det inte stör affärsverksamheten och följer alla andra aspekter av denna stadga."
* Politiska eller religiösa aktiviteter: Ange om e -post kan användas för dessa ändamål och eventuella begränsningar.
* bulk e -post/marknadsföring: Ange policyn för att skicka bulk -e -postmeddelanden. Ofta bör en separat, dedikerad tjänst användas för marknadsföringskampanjer. Exempel:"Att skicka bulk -e -postmeddelanden eller marknadsföringsmaterial via denna server är i allmänhet förbjudna. Avdelningar som kräver denna kapacitet bör kontakta [IT -avdelningen/utsedd kontakt] för att utforska alternativa lösningar."
2. Säkerhetspolicyer:
* Lösenordssäkerhet: Betona vikten av starka lösenord och regelbundna lösenordsändringar.
* Kontosäkerhet: Skissera ansvaret för kontosäkerhet. Exempel:
* "Användare är ansvariga för att upprätthålla sekretessen i sina inloggningsuppgifter."
* "Rapportera eventuella misstänkta säkerhetsbrott eller obehörig åtkomst omedelbart till [IT -avdelningen/utsedd kontakt]."
* Anti-virus och anti-malware: Mandat användningen av uppdaterad antivirusprogramvara.
* Datasäkerhet: Beskriv eventuella policyer relaterade till kryptering av känslig data i e -postmeddelanden.
* Phishing Awareness: Påminn användare att vara vaksamma om phishing -e -postmeddelanden och misstänkta länkar.
* förfalskande förebyggande: Konflera procedurer för att förhindra förfalskning av e -post (t.ex. SPF, DKIM, DMARC). Detta är ofta mer tekniskt och hanteras av IT -avdelningen, men användare bör vara medvetna om vikten av att autentisera e -postmeddelanden.
* tvåfaktorautentisering (2FA): Om det genomförs bör detta vara obligatoriskt.
3. E -postetikett och bästa praxis:
* Ämneslinjer: Uppmuntra informativa och kortfattade ämnesrader.
* Svara på adresser: Se till att "Svar-till" -adressen är korrekt och övervakad.
* Signaturer: Kräver användning av professionella e -postsignaturer. Ge en mall vid behov.
* Sekretess: Påminn användare att vara försiktig när de skickar konfidentiell information via e -post.
* E -postkedjelängd: Uppmuntra användare att hålla e -postkedjor kortfattade och ta bort onödigt innehåll när de svarar.
* Bilagestorleksgränser: Ange eventuella gränser för storleken på e -postbilagor.
* meddelanden utanför kontoret: Ange riktlinjer för att ställa in lämpliga meddelanden utanför kontoret.
* skräppostfiltrering: Förklara serverns skräppostfiltreringspolicy och hur man hanterar falska positiva effekter.
4. Efterlevnad och juridiska överväganden:
* Lagar om integritets sekretess: Se relevanta lagar om sekretess för data (t.ex. GDPR, CCPA) och betonar vikten av att följa dessa lagar när du skickar e -postmeddelanden.
* Registreringspolicy: Skissera eventuella policyer angående behållning av e -postmeddelanden.
* Övervakning och revision: Ange att användningen av e -post kan övervakas och granskas för att följa stadgan. Var transparent om detta. Exempel:"IT -avdelningen förbehåller sig rätten att övervaka e -postaktivitet för säkerhets- och efterlevnadsändamål."
* juridisk ansvarsfriskrivning: Överväg att inkludera en juridisk ansvarsfriskrivning i slutet av stadgan.
* Konsekvenser av överträdelser: Ange tydligt konsekvenserna av att bryta mot stadgan, som kan inkludera kontoupphängning, disciplinära åtgärder eller lagliga påföljder.
5. Administration och uppdateringar:
* charteradministratör: Utse en person eller avdelning som ansvarar för att underhålla och uppdatera stadgan.
* revisionshistorik: Inkludera ett avsnitt för att spåra ändringar i stadgan.
* Kontaktinformation: Ge kontaktinformation för frågor eller problem om stadgan.
* Avtal och acceptans: Överväg att kräva att användare ska erkänna och samtycka till villkoren i stadgan innan du använder e -postservern.
Exempel på utdrag:
* Ämnesraden Exempel: "Ämnesrader bör exakt återspegla innehållet i e -postmeddelandet. Undvik vaga ämnesrader som" viktiga "eller" FYI. "
* Fäststorleksexempel: "Bilagor bör hållas till en minsta storlek. Stora filer bör delas via [fildelningstjänst] istället för att bifoga dem till e -postmeddelanden."
* Exempel på lösenordssäkerhet: "Lösenord måste vara minst 12 tecken långa och inkludera en blandning av versaler och små bokstäver, siffror och symboler. Lösenord bör ändras minst var 90 dag."
Viktiga överväganden:
* publik: Skräddarsy stadgan till den specifika publiken med e -postservern (t.ex. anställda, studenter, medlemmar).
* laglighet: Rådgör med juridisk rådgivare för att se till att stadgan är juridiskt sund och överensstämmer med tillämpliga lagar.
* tydlighet: Använd ett tydligt och kortfattat språk för att undvika tvetydighet.
* Tillgänglighet: Gör stadgan lätt tillgänglig för alla användare.
* Enforcement: Implementera mekanismer för att upprätthålla stadgan och adressera överträdelser.
* Träning: Ge utbildning till användare i stadgan och dess krav.
* Regelbunden recension: Granska och uppdatera stadgan regelbundet för att återspegla förändringar i teknik, förordningar och organisationspolicyer.
Sammanfattningsvis:
Din utgående e -poststadga i servern bör vara ett omfattande dokument som sätter tydliga förväntningar på e -postanvändning, främjar säkerhet och säkerställer att de juridiska och etiska standarderna följer. Det är ett kritiskt verktyg för att hantera din organisations e -postkommunikation och skydda dess rykte. Kom ihåg att anpassa denna mall till dina specifika behov och rådfråga juridisk rådgivare för att säkerställa att det är lämpligt för din organisation.
