Den förväntade kostnaden för att genomföra en ny projektplan är svår att uppskatta utan specifika detaljer om projektet. Jag kan dock ge dig en ram och vanliga faktorer att tänka på för att hjälpa dig att beräkna det.
1. Definiera omfattningen och arbetsdelningsstrukturen (WBS):
* Definiera tydligt projektets mål, leveranser och gränser. Vad försöker du uppnå? Vad kommer att betraktas som "gjort"?
* Skapa en WBS: Dela upp projektet i mindre, hanterbara uppgifter. Detta är avgörande för korrekt kostnadsberäkning. Varje uppgift i WBS bör ha en tydlig definition och förväntad utgång.
2. Identifiera och uppskatta resurskostnader:
För * varje uppgift * i din WBS, identifiera de resurser som krävs och deras tillhörande kostnader:
* arbetskostnader:
* roller: Identifiera de specifika roller som behövs (t.ex. projektledare, utvecklare, designer, testare).
* timme/lönesatser: Bestäm kostnaden per timme eller lön för varje roll. Inkludera förmåner, skatter och omkostnader.
* Uppskattade timmar: Uppskatta antalet timmar varje roll kommer att spendera på varje uppgift. Detta är ofta den svåraste delen och där erfarenhet och expertbedömning är avgörande.
* Formel: (Timpris eller löneekvivalent) x (uppskattade timmar) =arbetskostnad per uppgift per roll
* Materialkostnader:
* Identifiera material: Vilka fysiska eller digitala material krävs? (t.ex. hårdvara, mjukvarulicenser, molnlagring, råvaror, förnödenheter).
* Mängder: Hur mycket av varje material behöver du?
* Enhetskostnader: Vad är kostnaden per enhet för varje material?
* Formel: (Kvantitet) X (enhetskostnad) =Materialkostnad
* Utrustningskostnader:
* Identifiera utrustning: Vilken utrustning behövs? (t.ex. specialiserade verktyg, programvarulicenser, servrar).
* uthyrning/köp: Kommer du att hyra, hyra eller köpa utrustningen?
* hyresavgifter/inköpspris: Vilka är tillhörande kostnader?
* Underhållskostnader: Faktor i pågående underhålls- eller reparationskostnader.
* Programvarukostnader:
* Programvarulicenser: Bestäm kostnaden för programvarulicenser och eventuella återkommande prenumerationsavgifter.
* resekostnader:
* Plats: Var kommer resor att krävas?
* Transport: Uppskatta kostnader för flygbiljetter, tågbiljetter, återbetalning av körsträckor, biluthyrning.
* boende: Uppskatta hotellkostnader.
* per dag: Konto för dagliga utgifter (måltider, tillfällen).
* Träningskostnader:
* Utbildningsbehov: Kommer teammedlemmarna att behöva utbildning för att slutföra projektet?
* Utbildningskurser: Vilka är kostnaderna för kurser, material och instruktörer?
* Konsult/entreprenörskostnader:
* timme/dagliga priser: Vilka är priserna för konsulter eller entreprenörer?
* Uppskattade timmar/dagar: Hur många timmar eller dagar kommer de att behövas?
* omkostnader:
* hyra/verktyg: Tilldela en del av ditt företags hyra och verktyg till projektet.
* administrativa kostnader: Inkludera kostnader för administrativt stöd, redovisning och juridiska tjänster.
* Försäkring: Tänk på alla relevanta försäkringskostnader.
* Tillämpas vanligtvis i procent av direkta kostnader (arbetskraft, material osv.)
* beredskapskostnader:
* oförutsedda frågor: Avsätt en beredskapsfond för att täcka oväntade problem eller förseningar. Ett gemensamt intervall är 5-15% av den totala projektkostnaden, beroende på projektets komplexitet och risk.
3. Kostnadsuppskattningstekniker:
* analog uppskattning (top-down): Använd den faktiska kostnaden för ett liknande tidigare projekt som grund för att uppskatta det nuvarande projektets kostnad. Detta är en snabb metod men mindre exakt om projekten inte är riktigt jämförbara.
* Parametrisk uppskattning: Använd statistiska förhållanden mellan historiska data och projektparametrar (t.ex. kostnad per kodrad, kostnad per kvadratfot) för att uppskatta kostnader.
* BOTTOM-UP-uppskattning: Uppskatta kostnaden för varje uppgift i WBS och sammanfatta dem sedan för att få den totala projektkostnaden. Detta är den mest exakta men också den mest tidskrävande metoden.
* trepunktsberäkning: Använd optimistiska, pessimistiska och troligen uppskattningar för varje uppgift. En vanlig formel är:
* pert (programutvärdering och granskningsteknik): (Optimistisk + 4 * mest troligt + pessimistisk) / 6
* Detta ger ett viktat genomsnitt, factoring i osäkerhet.
4. Verktyg och programvara:
* kalkylblad (Excel, Google Sheets): Användbart för spårning och beräkningar av kostnadskostnader.
* Projekthanteringsprogramvara (Microsoft Project, Asana, Jira, Smartsheet): Ge funktioner för att skapa WBS, tilldela resurser, spåra framsteg och hantera kostnader.
* Kostnadsberäkningsprogramvara: Specialiserad programvara designad för detaljerad kostnadsberäkning.
5. Summerar allt:
1. Beräkna kostnaden för varje uppgift.
2. summera kostnaderna för alla uppgifter för att få den direkta projektkostnaden.
3. Lägg till omkostnader i procent av direkta kostnader (om tillämpligt).
4. Lägg till beredskapsfonden.
5. Resultatet är den uppskattade totala projektkostnaden.
Exempel (förenklad):
Låt oss säga att du utvecklar en liten mobilapp:
* uppgifter (WBS): Kravinsamling, design, utveckling, testning, distribution
* arbetet: Utvecklare ($ 50/h), designer ($ 40/h), testare ($ 30/h), projektledare ($ 60/h)
* Material: Programvarulicenser ($ 500), Cloud Hosting ($ 100/månad i 3 månader)
* uppskattningar (förenklad):
* Utveckling:100 timmars utvecklare tid =$ 5 000
* Design:50 timmars designer tid =$ 2 000
* Testning:40 timmars testtid =1 200 $
* Projektledning:20 timmars PM -tid =1 200 $
* Totala direkta kostnader: $ 5 000 + $ 2 000 + $ 1 200 + $ 1 200 + $ 500 + (3 * $ 100) =$ 10.200
* beredskap (10%): 1 020 $
* Uppskattad total projektkostnad: $ 10.200 + $ 1 020 = $ 11.220
Nyckelöverväganden för noggrannhet:
* Historiska data: Använd data från tidigare projekt för att förbättra dina uppskattningar.
* Expertdom: Involvera erfarna teammedlemmar och ämnesexperter i uppskattningsprocessen.
* antaganden: Dokumentera alla antaganden som gjordes under uppskattningsprocessen. Om antaganden visar sig fel kommer kostnaden att påverkas.
* Riskbedömning: Identifiera potentiella risker och deras påverkan på projektkostnaderna.
* Regelbunden granskning och uppdateringar: Återbesök och uppdatera dina kostnadsberäkningar när projektet fortskrider och mer information blir tillgänglig. Kostnadsberäkningar är inte en "en och klar" aktivitet.
* Scope Creep: Hantera noggrant projektområdet för att undvika oväntade kostnader. Ändringsförfrågningar bör utvärderas noggrant för deras kostnadseffekt.
Genom att följa dessa steg och överväga dessa faktorer kan du utveckla en mer exakt och pålitlig uppskattning av den förväntade kostnaden för att implementera din nya projektplan. Kom ihåg att kostnadsberäkningen är en iterativ process och kräver pågående övervakning och justeringar.
