En protokolloffisers utrustning behöver varierar beroende på inställning (regering, företag, evenemangsplanering etc.) och det specifika ansvaret. Vissa vanliga föremål inkluderar dock:
Essentials:
* smartphone: För kommunikation, schemaläggning, tillgång till kontaktinformation och fotografering.
* bärbar dator eller surfplatta: För att hantera scheman, korrespondens, evenemangsplanering och åtkomst till databaser/information.
* skrivare (bärbar eller kontor): För att producera namntaggar, resplaner och andra dokument.
* anteckningsblock och pennor: För att anteckna under möten och evenemang.
* Högkvalitativa visitkort: Med kontaktinformation och potentiellt deras titel/organisation.
* Professionell klädsel: Lämpliga kläder för de inställningar de arbetar i.
Används ofta:
* Programvara för evenemangsplanering: För att hantera gästlistor, sittdiagram, RSVP:er och andra uppgifter om evenemang.
* Kalender/schemaläggningsprogramvara: Outlook, Google Kalender, etc. för att hantera möten och evenemang.
* Kontakthanteringsprogramvara: För att upprätthålla en omfattande databas med kontakter (VIP:er, kollegor, etc.).
* Digitalkamera eller högkvalitativ smarttelefonkamera: För att fånga bilder av händelser.
* Namn Badge Holder/Clip: För att enkelt visa sitt eget namnmärke.
* första hjälpen kit: Särskilt användbart i evenemangsrelaterade roller.
Situationspecifikt:
* mikrofon och ljudsystem (för större händelser): För tillkännagivanden eller presentationer.
* flaggstativ och flaggor (för internationella evenemang): För korrekt visning av nationella flaggor.
* eskortskyltar/riktningsskyltar: För vägledande gäster.
* bärbart PA -system (för stora evenemang): För tillkännagivanden och kommunikation.
* Säkerhetsutrustning (om tillämpligt): Som walkie-talkies och åtkomstkort.
* översättningsenheter (för internationella evenemang): För att underlätta kommunikation mellan individer som talar olika språk.
Mindre konkreta, men viktigt:
* Protokollhandböcker och guider: Omfattande kunskap om diplomatiska protokoll, etikett och tullar är avgörande.
* Kunskap om etikett och sedvänjor: En solid förståelse av korrekt etikett är väsentlig.
* Stark kommunikationsförmåga: Både skriftligt och muntligt.
* Organisatoriska färdigheter: För att hantera flera händelser och uppgifter effektivt.
* diplomatiska färdigheter: Att hantera känsliga situationer med nåd och professionalism.
Den viktigaste "utrustningen" för en protokolloffiser är deras kunskap, skicklighet och förmåga att hantera detaljer, representera deras organisation professionellt och säkerställa smidiga och framgångsrika evenemang. Den fysiska utrustningen stöder bara dessa kärnkompetenser.
