Ett externt informationssystem är ett system som finns utanför en organisations direkta kontroll men som används av organisationen för att stödja dess verksamhet, beslutsfattande eller andra funktioner. Dessa system nås och används snarare än ägs eller hanteras internt. De kan vara allt från offentliga databaser och webbplatser till molnbaserade tjänster och partnersystem.
Här är en uppdelning av viktiga egenskaper:
* Externt ägt och hanterat: Organisationen äger eller hanterar inte direkt hårdvara, programvara eller data från systemet.
* åtkomst via nätverk: Tillgång erhålls vanligtvis genom en nätverksanslutning, ofta internet.
* olika typer: Detta omfattar ett brett utbud av system, inklusive:
* offentliga databaser: Statliga datasätt, forskningsdatabaser (som PubMed), etc.
* kommersiella databaser: Prenumerationsbaserade informationskällor.
* molntjänster: SaaS (programvara som service) applikationer som CRM, ERP eller marknadsföringsautomationsplattformar.
* Partnersystem: System som tillhör leverantörer, kunder eller andra kollaboratörer, vilket möjliggör datautbyte och integration.
* Sociala medieplattformar: Används för marknadsföring, kundservice eller marknadsundersökningar.
* e-handelsplattformar: Används för försäljning och transaktioner.
* myndigheternas onlinetjänster: Arkiveringsskatter, erhålla tillstånd etc.
Exempel:
* Ett detaljhandelsföretag som använder en molnbaserad e-handelsplattform (som Shopify) för att hantera sin onlinebutik.
* En bank som använder ett kreditpoängsystem från en tredjepartsleverantör.
* Ett tillverkningsföretag som använder en leverantörs onlineportal för att spåra beställningar och lager.
* Ett marknadsföringsteam som använder sociala medieanalysverktyg för att övervaka varumärkesnämnanden och känslor.
Kontrast med interna informationssystem: Interna system ägs och hanteras helägda inom organisationen, till exempel en intern databas, företagets intranät eller lokalt värd ERP -system. Den viktigaste skillnaden är kontroll och ägande.
Externa informationssystem presenterar både möjligheter och utmaningar. De erbjuder tillgång till stora mängder data och kraftfulla funktionaliteter, men introducerar också risker relaterade till datasäkerhet, tillförlitlighet och beroende av externa leverantörer.
