Okej, låt oss bryta ner hur man skriver ett informativt e -postmeddelande med exempel. Nyckeln är att vara tydlig, kortfattad och välorganiserad.
kärnprinciper för ett informativt e -postmeddelande:
* Syfte-driven: Vet varför du skriver. Vilken information behöver du förmedla?
* målinriktad: Tänk på din publik. Vad vet de redan? Vilka är deras behov och förväntningar?
* klar och kortfattad: Komma till punkten. Undvik jargong eller alltför komplext språk.
* organiserad: Nuvarande information logiskt med hjälp av rubriker, punktpunkter, numrerade listor eller korta stycken.
* exakt: Se till att din information är korrekt och uppdaterad. Citera källor när det är lämpligt.
* Professional: Håll en professionell ton och använd korrekt grammatik och stavning.
* handlingsbar (när det är lämpligt): Om du vill att läsaren ska * göra * något, gör det klart vad du behöver dem att göra och när.
Allmän struktur för ett informativt e -postmeddelande:
1. Ämnesrad: Tydlig och beskrivande. Tänk nyckelord som hjälper mottagaren att snabbt förstå e -postens innehåll.
2. Hälsning: Använd en lämplig hälsning (t.ex. "Kära [namn]," eller "Hej [namn],").
3. Introduktion: Ange syftet med e -postmeddelandet omedelbart.
4. kropp: Ge informationen på ett tydligt, organiserat sätt.
5. Slutsats: Sammanfatta nyckelpunkter, erbjuda ytterligare hjälp eller ange önskad åtgärd.
6. Stängning: Använd en professionell stängning (t.ex. "uppriktigt", "vänliga hälsningar", "hälsningar").
7. Signatur: Inkludera ditt namn och kontaktinformation.
Exempel på scenarier och e -postmeddelanden:
1. Informera anställda om en ny företagspolicy
* Ämne: Ny policy:Riktlinjer för fjärrarbetet
* kropp:
Kära anställda,
Detta e -postmeddelande beskriver den nya företagets policy angående fjärrarbete, effektiv [datum].
Nyckelpolicypunkter:
* behörighet: Alla anställda som har varit i företaget i minst sex månader och har visat tillfredsställande prestanda är berättigade att ansöka om fjärrarbete.
* ansökningsprocess: För att ansöka, fyll i formuläret för fjärrarbetet (bifogat) och skicka det till din chef för granskning.
* Utrustning: Företaget kommer att tillhandahålla en bärbar dator och monitor för fjärrarbete. Anställda ansvarar för att tillhandahålla sin egen pålitliga internetanslutning.
* Säkerhet: Anställda som arbetar på distans måste följa alla företagssäkerhetspolicyer.
* timmar: Fjärranställda förväntas upprätthålla regelbunden arbetstid och vara tillgängliga för möten.
En detaljerad version av policyn är tillgänglig på företagets intranät:[Länk till policy]
Vänligen granska policyn noggrant. Om du har några frågor, vänligen kontakta mänskliga resurser på [HR -e -postadress] eller [HR -telefonnummer].
Uppriktigt,
[Ditt namn]
[Din titel]
Förklaring:
* Ämne: Säger tydligt ämnet.
* Introduktion: Informerar omedelbart de anställda om den nya policyn.
* kropp: Använder punktpunkter för att markera viktiga punkter, vilket gör det enkelt att läsa och förstå.
* länk: Ger tillgång till det fullständiga policydokumentet.
* Kontaktinformation: Ger anställda ett sätt att ställa frågor.
* handlingsbar (underförstådd): Anställda förväntas granska policyn.
2. Informera en kund om en beställningsuppdatering
* Ämne: Beställningsuppdatering:Din beställning #[Beställningsnummer]
* kropp:
Kära [kundnamn],
Det här e -postmeddelandet är att informera dig om en uppdatering till din senaste beställning (#[ordernummer]).
Din beställning har skickats och förväntas anlända inom 3-5 arbetsdagar.
Spårningsinformation:
* Spårningsnummer: [Spårningsnummer]
* Fraktbärare: [Fraktbärarens namn]
* Spåra din beställning: [Länk till spårningssidan]
Du kan också se dina beställningsuppgifter och spåra dess framsteg på vår webbplats:[Länk till beställningssida]
Om du har några frågor eller problem, tveka inte att kontakta oss på [Kundtjänstens e -postadress] eller [kundtjänsttelefonnummer].
Tack för din beställning!
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Ditt företag]
Förklaring:
* Ämne: Inkluderar ordernumret för enkel identifiering.
* Introduktion: Anger tydligt syftet med e -postmeddelandet (beställningsuppdatering).
* kropp: Ger nyckelinformation:Sändningsstatus, spårningsinformation och länkar för att spåra beställningen.
* Kontaktinformation: Erbjuder kundsupport.
* Positiv ton: Inkluderar ett "tack" för att förstärka kundens uppskattning.
3. Informera teammedlemmar om en projektmilstolpe
* Ämne: Projekt [projektnamn]:Milestone uppnådd - Fas 1 -slutförande
* kropp:
Hej lag,
Bra nyheter! Jag skriver för att låta dig veta att vi framgångsrikt har slutfört fas 1 i projektet [projektnamn].
Denna milstolpe inkluderade [kort lista de viktigaste leveranserna i fas 1, t.ex. kravinsamling, design av design, initial prototyp].
Jag vill tacka alla för deras hårda arbete och engagemang för att nå denna viktiga milstolpe. Dina bidrag har varit ovärderliga.
Nästa steg:
* Vi kommer att flytta in i fas 2, med fokus på [beskriver kort nästa fas].
* Vårt nästa teammöte för att diskutera fas 2 -planering är planerad för [datum] vid [tid] i [Plats/virtuell möteslänk].
* Granska den uppdaterade projektets tidslinje på [Länk till projekthanteringsverktyg].
Grattis igen till denna prestation!
Hälsningar,
[Ditt namn]
[Din titel]
Förklaring:
* Ämne: Tydlig och informativ om milstolpen.
* Introduktion: Levererar de goda nyheterna i förväg.
* kropp: Erkänner lagets ansträngning och beskriver kort den slutförda fasen.
* Nästa steg: Ger tydlig riktning för teamet som går framåt.
* handlingsbar: Riktar teammedlemmarna att granska projektets tidslinje och delta i det kommande mötet.
4. Informera en klient om att möta agenda
* Ämne: Agenda för vårt möte på [datum]
* kropp:
Kära [klientnamn],
Detta e -postmeddelande beskriver dagordningen för vårt möte på [Date] vid [tid].
agenda
1. Granskning av tidigare åtgärdsobjekt (10 minuter)
2. Diskussion om [Ämne 1] (20 minuter)
3. Framstegsuppdatering om [Ämne 2] (20 minuter)
4. Nästa steg och åtgärdsobjekt (10 minuter)
Låt mig veta om du har några frågor eller vill lägga till några objekt på dagordningen.
Jag ser fram emot vårt möte.
Uppriktigt,
[Ditt namn]
[Din titel]
Förklaring:
* Ämne: Enkelt och inkluderar mötesdatum.
* kropp: Använder numrerade listor för att presentera agendapunkterna tydligt.
* Varaktighet: Inkluderar den planerade tiden för varje objekt.
* Erbjud feedback: Ger klienten en chans att begära ändringar.
Nyckelöverväganden för effektiva informativa e -postmeddelanden:
* Publikens kunskap: Skräddarsy detaljnivån för din publiks befintliga förståelse. Förklara inte grunderna, men antar inte heller för mycket förkunskaper heller.
* Visuell överklagande: Använd formatering (rubriker, kulpunkter, avstånd) för att bryta upp stora textblock och göra e -postmeddelandet lättare att skanna.
* bilagor: Om du inkluderar bilagor, nämna dem i e -postmeddelandet och ange tydligt vad de innehåller.
* korrekturläsning: Korrekt alltid korrekt för grammatik, stavning och skiljetecken innan du skickar.
* testlänkar: Om du inkluderar några länkar, dubbelkontrollera som de fungerar korrekt.
* mobilvänlig: Tänk på att många kommer att läsa din e -post på sina mobila enheter. Håll stycken korta och använd en tydlig, läsbar typstorlek.
Genom att följa dessa principer och anpassa exemplen till din specifika situation kan du skriva informativa e -postmeddelanden som är tydliga, kortfattade och effektiva. Kom ihåg att alltid ha din publik och syfte i åtanke.
