De specifika kontoböckerna som en skola upprätthåller kommer att bero på dess storlek, komplexitet och tillämpliga redovisningsstandarder eller förordningar på sin plats. Vissa vanliga böcker och poster inkluderar dock:
Finansiell redovisning:
* General Ledger: Detta är den centrala posten för alla finansiella transaktioner, sammanfattande saldon i olika konton (kontanter, kundfordringar, konton som ska betalas, intäkter, utgifter etc.). Det underhålls ofta digitalt idag.
* Kassabok: Registrerar alla kontantkvitton och betalningar. Detta kan ytterligare delas upp i separata böcker för små kontanter och bankkonton.
* Sales Day Book/Register: Registrerar alla försäljningstransaktioner, inklusive detaljer om studenternas avgifter, försäljning av varor eller tjänster etc.
* inköp Dagbok/register: Registrerar alla inköp av varor och tjänster.
* Journal: Registrerar alla transaktioner kronologiskt innan de publiceras i boken. Detta kan vara en separat allmän tidskrift eller integrerad i ett datoriserat redovisningssystem.
* dotterbolagsbokare: Dessa är detaljerade poster som stöder specifika konton i huvudboken. Exempel inkluderar:
* Kundfordringar Ledger: Registreringsbelopp som är skyldiga av studenter eller andra gäldenärer.
* Konton Beläggningsbok: Poster belopp som är skyldiga till leverantörer och borgenärer.
* Anläggningstillgångar Register: Registrerar detaljer om skolans egendom, anläggning och utrustning (PPE), inklusive kostnader, avskrivningar och ackumulerade avskrivningar.
* lagerregister (om tillämpligt): Spårar skolans lager av leveranser och material.
Andra viktiga poster:
* lönekord: Register över anställdas löner, löner, avdrag och betalningar.
* Bankavstämningsförklaringar: Regelbundet beredd att jämföra kontoutdraget med kassaboken och identifiera avvikelser.
* Försöksbalans: En sammanfattning av alla huvudbokskonton vid en specifik tidpunkt, som används för att säkerställa debiteringar lika krediter.
* resultaträkning (vinst- och förlustkonto): Sammanfattar skolans intäkter och utgifter under en viss period.
* Balansräkning: Visar skolans tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
* Budget: En plan för skolans intäkter och utgifter under en viss period.
Viktig anmärkning: Många skolor använder idag redovisningsprogramvarupaket som automatiserar många av dessa funktioner och integrerar de olika kontoböckerna i ett enda system. Namnen och formaten på dessa poster kan variera något beroende på det använda redovisningssystemet och lokala krav. Mindre skolor kan ha enklare poster, medan större kommer att kräva mer detaljerade och komplexa redovisningssystem.
